Poradnik · Zespół
Ewidencja czasu pracy w gastronomii: co musi zawierać i jak ją prowadzić w restauracji
Grafik mówi, kto powinien przyjść. Ewidencja mówi, kto przyszedł, o której zaczął, o której skończył i ile z tego przypadło na noc albo nadgodziny. W gastronomii, gdzie zmiana kończy się wtedy, gdy wyjdzie ostatni stolik, to druga rzecz decyduje o wypłacie, o kontroli z inspekcji pracy i o spokoju na koniec miesiąca.
Opublikowano · Dotyczy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Praktyczny poradnik, nie porada prawna.
Po co jest ewidencja i kto może ją zobaczyć
Art. 149 § 1 Kodeksu pracy mówi wprost: pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika, żeby prawidłowo ustalić jego wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą. Na żądanie pracownika musi mu ją udostępnić. To ważne w lokalu, w którym kelner po trzech miesiącach pyta, dlaczego za październik dostał mniej niż za wrzesień.
Ewidencja należy do dokumentacji pracowniczej, którą pracodawca prowadzi i przechowuje w postaci papierowej albo elektronicznej (art. 94 pkt 9a). Wybór formy należy do Ciebie; ważne, żeby dane dało się odczytać i odtworzyć.
Są osoby, u których godzin się nie ewidencjonuje: pracownicy w zadaniowym czasie pracy, pracownicy zarządzający zakładem w imieniu pracodawcy oraz osoby z ryczałtem za nadgodziny lub za pracę w porze nocnej (art. 149 § 2). W restauracji to zwykle wąska grupa, więc ewidencja dotyczy niemal całego zespołu sali i kuchni.
Co musi zawierać ewidencja czasu pracy
Zawartość określa § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dla każdego pracownika, oddzielnie, ewidencja zawiera informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;
- liczbie godzin nadliczbowych;
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
- godzinach dyżuru, z godziną rozpoczęcia i zakończenia oraz miejscem jego pełnienia;
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności;
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności;
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, dozwolonych w celu przygotowania zawodowego.
Do dokumentów ewidencyjnych należą też wnioski pracownika, na przykład o indywidualny rozkład czasu pracy (§ 6 pkt 1 lit. b). Godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy to w gastronomii pozycja najważniejsza: od niej zależą nadgodziny, pora nocna i odpoczynek przed kolejną zmianą.
Przerwy: która wlicza się do czasu pracy, a która nie
Kodeks zna dwie różne przerwy i w ewidencji łatwo je pomylić. Pierwsza to przerwa z art. 134: przy co najmniej sześciu godzinach pracy na dobę co najmniej 15 minut, kolejne 15 minut przy ponad dziewięciu godzinach i kolejne przy ponad szesnastu. Tę przerwę wlicza się do czasu pracy (art. 134 § 2), więc z ewidencji jej się nie odejmuje.
Druga to przerwa z art. 141: jedna, do 60 minut, przeznaczona na posiłek albo sprawy osobiste, której do czasu pracy się nie wlicza. Pracodawca może ją wprowadzić w układzie zbiorowym, w regulaminie pracy albo w umowie o pracę. Jeśli takiej przerwy nie wprowadziłeś w jednym z tych dokumentów, pół godziny na obiad zespołu jest czasem pracy.
Przykład: piątkowa zmiana do wpół do drugiej
Jak długo przechowywać i czym grozi brak ewidencji
Dokumentację pracowniczą, a więc także ewidencję czasu pracy, przechowuje się przez cały okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się zakończył, chyba że odrębne przepisy przewidują dłużej (art. 94 pkt 9b). Kelner, który pracował u Ciebie dwa sezony w 2026 r., zostaje w archiwum do końca 2036 r.
Naruszanie przepisów o czasie pracy, nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej i nieprzechowywanie jej przez wymagany okres to wykroczenia z art. 281 § 1 Kodeksu pracy, zagrożone grzywną. W praktyce kontrola inspekcji pracy zaczyna się zwykle od porównania grafiku, ewidencji i list płac za kilka miesięcy.
Rutyna, która działa w restauracji
- 1
Godzina z zegara, a nie z pamięci
Wejście i wyjście zapisywane w chwili, gdy się dzieją. Uzupełnianie godzin w poniedziałek „z pamięci” to prosta droga do sporów.
- 2
Poprawka zawsze z podpisem
Ktoś zapomniał zarejestrować wyjście? Poprawkę robi kierownik, a przy wpisie zostaje informacja, kto i kiedy ją zrobił.
- 3
Tygodniowe porównanie z grafikiem
Raz w tygodniu połóż obok siebie godziny z grafiku i przepracowane. Regularnie dłuższe piątki to sygnał, że zamknięcie trwa dłużej, niż zakłada grafik.
- 4
Dni wolne i nieobecności w jednym miejscu
Urlop, zwolnienie lekarskie, dzień wolny za sobotę: każdy z tytułem. Ewidencja bez nich jest niepełna, nawet jeśli godziny się zgadzają.
- 5
Na koniec miesiąca plik dla księgowej
Godziny sprawdzone przez kierownika, w pliku, który otworzy biuro kadrowe. Zamknięty miesiąc trafia do archiwum.
Najczęstsze błędy w ewidencji w lokalu
- Przepisanie godzin z rozkładu zamiast z zegara. Ewidencja ma pokazywać pracę, która się odbyła, także te pół godziny po zamknięciu.
- Zmiana po północy zapisana jako dwie zmiany w dwóch dniach. Jedna zmiana od 16:00 do 01:30 to jeden ciąg pracy z jedną godziną rozpoczęcia.
- Przerwa na posiłek odjęta od czasu pracy, choć ani regulamin pracy, ani układ zbiorowy, ani umowa o pracę jej nie wprowadzają. Przerwę niewliczaną do czasu pracy (do 60 minut) można odjąć tylko wtedy, gdy wprowadzono ją w jednym z tych dokumentów (art. 141); bez tego zostaje w czasie pracy, a pracownikowi przysługują przerwy z art. 134, też wliczane do czasu pracy.
- Dni wolne zapisane jako puste pola. Każdy dzień wolny powinien mieć swój tytuł: urlop, dzień wolny z rozkładu, zwolnienie lekarskie.
- Poprawki bez śladu. Kreślenie w zeszycie albo nadpisanie komórki w arkuszu bez informacji, kto i kiedy to zrobił, to pierwsze pytanie przy sporze.
Godziny pracy w Slotinie
W Slotinie każdy pracownik loguje się na własne konto i rejestruje wejście oraz wyjście, a godzinę zapisuje serwer, a nie telefon w kieszeni. Przy wyjściu osoba wpisuje przerwę, którą wzięła, a godziny liczą zmianę bez tej przerwy. W polskim lokalu wpisuj tam więc tylko przerwę z art. 141, a 15 minut z art. 134 zostaw w czasie pracy.
Gdy ktoś zapomni zarejestrować wyjście, manager poprawia wpis, a przy poprawce widać, kto ją zrobił. Karta, która wciąż jest otwarta, jest na stronie godzin wymieniona osobno, a nie doliczona do przepracowanych godzin. Strona godzin pokazuje dla każdej osoby i każdego tygodnia godziny z grafiku obok przepracowanych, liczy poprawione karty i eksportuje dane do plików CSV dla księgowej. Pracownik widzi tylko swoje godziny, a całość widzą właściciel i manager.
Slotina prowadzi godziny. Urlopy, zwolnienia, dni wolne i wynagrodzenia prowadzi Twoja kadrowa albo biuro rachunkowe, tak jak dotąd.
Ewidencja czasu pracy: krótkie odpowiedzi
Co musi zawierać ewidencja czasu pracy?
Według § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej m.in. liczbę przepracowanych godzin z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny w porze nocnej i nadliczbowe, dni wolne z tytułem, dyżury oraz zwolnienia i nieobecności.
Czy ewidencję czasu pracy można prowadzić elektronicznie?
Tak. Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pozwala prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej.
Czy 15-minutowa przerwa wlicza się do czasu pracy?
Tak, przerwa z art. 134 wlicza się do czasu pracy. Do czasu pracy nie wlicza się tylko przerwa z art. 141, do 60 minut, jeśli wprowadzono ją w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo umowie.
Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?
Przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy się zakończył, chyba że odrębne przepisy przewidują dłużej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).
Źródła (sprawdzone 4 listopada 2026)
Grafik i godziny przepracowane w Slotinie · Statystyki lokalu · Plan sali i strefy zespołu · Cennik
Grafik pracy w restauracji: zasady z Kodeksu pracy · Wszystkie poradniki