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Ratgeber · Arbeitszeit

Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie: Pflicht, Pausen und Minijob im Restaurant

Die Frage, ob ein Restaurant die Arbeitszeit seines Teams aufschreiben muss, ist in Deutschland seit Langem beantwortet: ja, und zwar täglich. Offen ist in vielen Betrieben nur, wie man das an einem Abend schafft, an dem die Aushilfe um 23:40 Uhr geht, der Koch seine Pause verschiebt und die Schicht nach Mitternacht endet. Dieser Ratgeber sortiert Pflicht und Praxis.

Veröffentlicht am · Ein praktischer Ratgeber, keine Rechtsberatung. Tarifverträge können Abweichendes regeln.

Die kurze Antwort

In der Gastronomie müssen Arbeitgeber in Deutschland Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag, und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Das steht in § 17 des Mindestlohngesetzes, das für das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe über § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes gilt, und für geringfügig Beschäftigte in jeder Branche.

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 steht außerdem fest, dass alle Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen. Für ein Restaurant ändert das wenig an der Pflicht, aber viel an der Ausrede: „Wir schreiben nur Überstunden auf“ trägt nicht mehr.

Drei Rechtsgrundlagen, ein Ergebnis

Was welche Vorschrift für ein Restaurant in Deutschland verlangt
VorschriftWen sie trifftWas aufzuzeichnen ist
§ 17 MiLoG mit § 2a SchwarzArbGArbeitgeber im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe sowie Arbeitgeber geringfügig BeschäftigterBeginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, bis zum siebten Kalendertag danach, zwei Jahre aufbewahren
§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, nach BAG 1 ABR 22/21alle ArbeitgeberBeginn und Ende der täglichen Arbeitszeit; eine bestimmte Form schreibt der Beschluss nicht vor
§ 16 Abs. 2 ArbZGalle Arbeitgeberdie Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag, zwei Jahre aufbewahren

Das Bundesarbeitsgericht leitet die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab: Der Arbeitgeber hat nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 für eine geeignete Organisation zu sorgen, und dazu gehört, gelesen im Licht des Urteils des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18, CCOO), ein System zur Erfassung der Arbeitszeit. Papier, Tabelle oder Software – die Form überlässt der Beschluss dem Betrieb. Entscheidend ist, dass die Zahlen stimmen und rechtzeitig festgehalten werden.

Was eine brauchbare Aufzeichnung enthält

  • Name der Person und das Datum des Arbeitstags. Eine Schicht über Mitternacht ist eine Schicht mit einem Beginn und einem Ende.
  • Beginn und Ende, so wie sie wirklich waren, nicht so, wie sie im Wochenplan standen.
  • Die Pause, damit die Dauer stimmt: Dauer = Ende − Beginn − Pause. Wann welche Pause zusteht, erklärt der Ratgeber zum Dienstplan.
  • Wer korrigiert hat, wenn eine Zeit nachträglich geändert wurde, und warum.
  • Ein Abschluss pro Woche oder Monat, damit offene Einträge auffallen, bevor die Frist abläuft.

Der Wochenplan sagt, wer wann arbeiten soll; aufgezeichnet wird, wer wann gearbeitet hat. Beides nebeneinander zu sehen, Soll und Ist, ist das beste Werkzeug gegen die Überraschung am Monatsende.

Die vier häufigsten Lücken in Restaurants

  1. Das vergessene Ausstempeln

    Die Servicekraft geht um Mitternacht und stempelt erst am nächsten Tag aus. Wer jeden Morgen die offenen Einträge des Vorabends schließt, hält die Sieben-Tage-Frist ohne Stress ein.

  2. Die Pause, die nur auf dem Papier stattfand

    Eingetragen werden muss die Pause, die genommen wurde. Fiel sie im Service aus, ist die Dauer länger, und genau das muss in der Aufzeichnung stehen.

  3. Die Korrektur ohne Spur

    Wird eine Zeit geändert, gehört dazu, wer geändert hat. Eine Tabelle, in der jeder alles überschreiben kann, beweist im Streitfall wenig.

  4. Die Aushilfe am Samstag

    Gerade bei geringfügig Beschäftigten ist die tägliche Aufzeichnung Pflicht, und gerade bei ihnen wird sie am häufigsten auf einem Zettel nachgetragen. Dazu kommt die Grenze des Minijobs: Mehr Stunden bedeuten mehr Verdienst, und der darf die Geringfügigkeitsgrenze regelmäßig nicht übersteigen.

Minijob und Mindestlohn: die Rechnung mit den Stunden

Die Geringfügigkeitsgrenze hängt am Mindestlohn. Nach § 8 Absatz 1a SGB IV ist sie das monatliche Entgelt bei zehn Wochenstunden zum Mindestlohn: Mindestlohn mal 130, geteilt durch drei, auf volle Euro aufgerundet. Steigt der Mindestlohn, steigt die Grenze mit. Den Mindestlohn selbst setzt die Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung für 2026 und 2027 fest.

Für den Betrieb heißt das: Wie viele Stunden eine Aushilfe im Monat arbeiten kann, ohne die Grenze zu überschreiten, ergibt sich aus Stundenlohn und Grenze. Die Aufzeichnung ist das Werkzeug, mit dem Sie das im Blick behalten, bevor der Monat vorbei ist.

Österreich: Aufzeichnungen nach dem Arbeitszeitgesetz

In Österreich führen Arbeitgeber nach dem Unternehmensserviceportal des Bundes für jede Person Aufzeichnungen über Beginn und Ende der Arbeitszeit, Beginn und Ende der Ruhepausen, die Wochenarbeitszeit und die tägliche und wöchentliche Ruhezeit; Rechtsgrundlagen sind unter anderem §§ 17b und 26 des Arbeitszeitgesetzes. Ist eine fixe Arbeitszeiteinteilung schriftlich festgehalten, genügt es, ihre Einhaltung am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode zu bestätigen und Abweichungen laufend aufzuzeichnen.

In Betrieben ohne Betriebsrat kann die Pausenregelung schriftlich mit den Einzelnen vereinbart werden; dann sind nur Abweichungen aufzuzeichnen. Übertretungen sind strafbar. Für die Gastronomie gelten zusätzlich die Regeln des Kollektivvertrags, die Sie dort nachlesen.

Ein Ablauf für jede Woche

  1. Jeden Morgen: die offenen Einträge des Vorabends

    Wer nach Mitternacht vergessen hat auszustempeln, wird am Morgen nachgetragen, mit dem Namen dessen, der nachträgt. So bleibt die Sieben-Tage-Frist weit entfernt.

  2. Freitag: Soll und Ist nebeneinander

    Weicht jemand deutlich vom Wochenplan ab, ist jetzt der Moment für die Frage nach dem Grund, nicht am Monatsende.

  3. Monatsende: Abschluss und Weitergabe

    Die Stunden des Monats gehen an Lohnbüro oder Steuerberatung, die Aushilfen mit Blick auf die Geringfügigkeitsgrenze zuerst.

  4. Danach: aufbewahren

    Die Aufzeichnungen bleiben mindestens zwei Jahre greifbar, so wie § 17 MiLoG es verlangt, und zwar so, dass sie bei einer Prüfung schnell vorgelegt werden können.

Die Stempeluhr in Slotina

In Slotina stempelt jede Person mit ihrem eigenen Login ein und aus, mit der Uhrzeit des Servers, nicht mit der des Telefons. Beim Ausstempeln trägt sie die Pause ein, die sie genommen hat, und die Stunden der Schicht werden ohne die Pause gezählt. Eine Person hat immer nur eine offene Stempelkarte; wer schon eingestempelt ist, kann nicht ein zweites Mal einstempeln.

Korrigiert die Restaurantleitung eine Zeit, steht der Name dessen dabei, der korrigiert hat. Die Stundenseite zeigt je Person und Woche den Wochenplan neben den gestempelten Stunden und listet offene Karten, statt sie mitzuzählen – die vergessenen Ausstempler vom Vorabend fallen also auf. Die Stunden gehen als CSV an Lohnbüro oder Steuerberatung; Lohn rechnet Slotina keinen.

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Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie: kurze Antworten

Muss ein Restaurant die Arbeitszeit aller Beschäftigten aufzeichnen?

Ja. In der Gastronomie verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und nach dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber Beginn und Ende erfassen.

Reicht eine Excel-Tabelle oder ein Zettel?

Eine bestimmte Form schreibt der BAG-Beschluss nicht vor. Wichtig ist, dass die Zeiten stimmen, rechtzeitig eingetragen werden und Korrekturen nachvollziehbar bleiben.

Bis wann muss die Arbeitszeit einer Aushilfe eingetragen sein?

Nach § 17 MiLoG spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Tag der Arbeitsleistung. Aufbewahrt werden die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre.

Wie lange muss ich in Österreich Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahren?

Das Unternehmensserviceportal nennt für Arbeitszeitaufzeichnungen ein Jahr, für Lenkerinnen und Lenker 24 Monate; bei Durchrechnung zählt die Frist ab dem Ende des Durchrechnungszeitraums. Andere Vorschriften, etwa für Lohnunterlagen, können längere Fristen verlangen.

Quellen (geprüft am 4. November 2026)

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