Poradnik · KSeF

KSeF w restauracji: faktury, paragon z NIP i 1 stycznia 2027 r.

W restauracji faktura to zwykle margines: lunch firmowy, kolacja z kontrahentem, Wigilia zespołu. Właśnie dlatego KSeF łatwo przeoczyć — aż do pierwszego stycznia, kiedy firma poprosi o fakturę, a stary sposób jej wystawiania przestanie wystarczać. Ten poradnik pokazuje, co już obowiązuje, co zmienia się 1 stycznia 2027 r. i jak przygotować do tego salę.

Opublikowano 4 listopada 2026 · Przepisy sprawdzone 4 listopada 2026 r. Praktyczny poradnik, nie porada prawna ani podatkowa.

Najważniejsze w pięciu punktach

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r.; od tego dnia faktury ustrukturyzowane wystawiają największe firmy, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali podatnicy (art. 145l i 145m ustawy o VAT).
Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą fakturować podatnicy, u których sprzedaż udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m ust. 1 ustawy o VAT).
Do 31 grudnia 2026 r. dozwolone są też faktury wystawiane przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone (art. 145n ust. 1).
Od 1 stycznia 2027 r. kasa wydaje nabywcy paragon fiskalny z każdej sprzedaży, a faktura dla firmy powstaje w KSeF (art. 111 ust. 3a pkt 1 w brzmieniu od 2027 r.).
Od 1 stycznia 2027 r. stosuje się kary pieniężne za faktury wystawione poza KSeF wbrew obowiązkowi (art. 106ni).

Harmonogram KSeF, który już działa

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wszedł w życie 1 lutego 2026 r. Ustawa o VAT rozłożyła go jednak na etapy przepisami epizodycznymi. Art. 145l pozwalał do 31 marca 2026 r. fakturować po staremu firmom, których sprzedaż w 2024 r. nie przekroczyła progu wskazanego w tym przepisie — w praktyce od lutego KSeF objął tylko największe przedsiębiorstwa, a od 1 kwietnia 2026 r. wszystkich pozostałych.

Dla małych lokali przewidziano osobny wyjątek, liczony co miesiąc. Do 31 grudnia 2026 r. faktury elektroniczne albo papierowe poza KSeF może wystawiać podatnik, u którego łączna wartość sprzedaży z podatkiem, udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu, jest mniejsza lub równa 10 000 zł (art. 145m ust. 1). Prawo to traci się począwszy od faktury, którą ten próg przekroczono (art. 145m ust. 2). Kawiarnia, która wystawia kilka faktur w miesiącu, mogła więc przez cały 2026 r. pracować bez KSeF — ale z jednym zastrzeżeniem: liczy się wartość faktur, a nie całej sprzedaży.

Najważniejszy dla gastronomii jest art. 145n. Od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury. Dzięki temu przez 2026 r. restauracja mogła obsługiwać gości firmowych przy kasie tak jak wcześniej. Ten przepis ma jednak datę końcową: 31 grudnia 2026 r.

Paragon z NIP: czym jest i co się z nim stanie

Ustawa o VAT zna fakturę uproszczoną: gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł, faktura może nie zawierać danych nabywcy innych niż jego numer, pod warunkiem że pozwala określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT). Uproszczenie nie działa przy sprzedaży, dla której numeru nabywcy na fakturze się nie podaje (art. 106e ust. 6) — dlatego mowa o paragonie z NIP. Ustawa nazywa go w art. 145n ust. 1 pkt 2 „paragonem fiskalnym uznanym za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3”.

Do końca 2026 r. taki paragon może zastąpić fakturę poza KSeF, bo pozwala na to art. 145n ust. 1 pkt 2. Od 1 stycznia 2027 r. wyjątek wygasa. Jednocześnie zmienia się art. 111 ust. 3a pkt 1: zamiast obowiązku wydania „paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży” kasa ma wydawać „paragon fiskalny z każdej sprzedaży”. W praktyce oznacza to, że fakturę dla firmy, także na niewielką kwotę, wystawia się w KSeF.

Jedna zasada zostaje bez zmian i w 2027 r. będzie ważniejsza niż dotąd. Do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fakturę na rzecz firmy wystawia się wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera jej NIP (art. 106b ust. 5). Faktura wystawiona do paragonu bez numeru grozi dodatkowym zobowiązaniem w wysokości 100% podatku z tej faktury (art. 106b ust. 6). A nabywca, który posługuje się numerem na potrzeby danej czynności, ma obowiązek go podać (art. 106ba). Pytanie „czy faktura na firmę?” musi więc paść przed nabiciem paragonu, a nie po nim.

Lunch firmowy w styczniu 2027 r.

Grudzień 2026 r.: Wigilie firmowe na przełomie przepisów

Grudzień to w restauracji miesiąc z największą liczbą faktur: Wigilie firmowe, kolacje z klientami, spotkania świąteczne zespołów. W grudniu 2026 r. faktury wystawiane przy zastosowaniu kasy i paragony z NIP mieszczą się w okresie z art. 145n, o ile zostaną wystawione do 31 grudnia.

Art. 145n mówi o wystawianiu faktur w okresie do 31 grudnia 2026 r., więc liczy się dzień wystawienia faktury. Firma, która zjadła Wigilię 18 grudnia, a o fakturę do paragonu ze swoim NIP poprosi mailem 4 stycznia, dostanie ją w KSeF. Najbezpieczniej przyjąć prostą zasadę na cały grudzień: fakturę dla firmy wystawiasz od razu, w dniu imprezy, a nie zostawiasz jej na pierwszy tydzień nowego roku. W razie wątpliwości co do konkretnej sytuacji potwierdź ją z księgową.

Jak przygotować lokal przed 1 stycznia 2027 r.

Policz, ile faktur naprawdę wystawiasz
Przejrzyj grudzień, maj i miesiąc z największą liczbą przyjęć firmowych. Ile było faktur z kasy, ile paragonów z NIP, ile faktur z programu? Te liczby mówią, ile pracy przejdzie do KSeF.
Wybierz jedno miejsce, z którego idą faktury
Własny program do faktur albo program biura rachunkowego — ważne, żeby wysyłał faktury do KSeF, żeby był jeden i żeby kierownik zmiany wiedział, kto ma do niego dostęp.
Ustal, kto i kiedy wystawia fakturę
Kierownik na zmianie, od razu przy stoliku, czy biuro następnego dnia z listy paragonów z NIP? Obie drogi działają, jeśli są zapisane i wszyscy je znają.
Naucz salę jednego pytania
„Czy będzie faktura na firmę?” — zadane, zanim kelner nabije paragon. Bez NIP na paragonie faktury do tej sprzedaży nie da się prawidłowo wystawić.
Porozmawiaj z serwisantem kasy i z księgową
Serwisant powie, co zmienia się w kasie od stycznia; księgowa — jak dokumentować sprzedaż firmową w Twojej formie opodatkowania. Odpowiedzi poproś na piśmie.

Rachunek przy stoliku a dokumenty sprzedaży

Faktura jest na końcu drogi, która zaczyna się przy stoliku. Im mniej przepisywania po drodze, tym mniej pomyłek w numerze NIP i w kwotach.

W Slotinie rachunek stolika zbiera się z tego, co kelner wysłał do kuchni, i dzieli według dań, według miejsc albo po równo, a każda płatność zapisuje się z formą: gotówka, karta albo inna. Raport sprzedaży pokazuje utarg, rachunki i formy płatności, a dzienny utarg pobierzesz jako plik CSV dla księgowej. Faktury w KSeF wystawiasz w programie, który wybierzesz w kroku drugim.

Powiadom mnie o starcie

KSeF w gastronomii: krótkie odpowiedzi

Czy w 2026 r. restauracja może wystawić fakturę z kasy fiskalnej poza KSeF?

Tak, do 31 grudnia 2026 r. — art. 145n ust. 1 ustawy o VAT pozwala w tym okresie wystawiać faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury.

Czy paragon z NIP będzie fakturą uproszczoną w 2027 r.?

Wyjątek z art. 145n ust. 1 pkt 2 obowiązuje do 31 grudnia 2026 r., a od 1 stycznia 2027 r. kasa ma wydawać paragon fiskalny z każdej sprzedaży (art. 111 ust. 3a pkt 1). Fakturę dla firmy wystawia się wtedy w KSeF.

Od kiedy grożą kary za fakturę wystawioną poza KSeF?

Art. 106ni, który pozwala naczelnikowi urzędu skarbowego nałożyć karę pieniężną, stosuje się od 1 stycznia 2027 r.

Gość prosi o fakturę po wyjściu z lokalu. Co wtedy?

Do sprzedaży z kasy fakturę dla firmy wystawia się tylko wtedy, gdy paragon zawiera jej NIP (art. 106b ust. 5). Dlatego o fakturę warto zapytać przed nabiciem paragonu.

Źródła (sprawdzone 4 listopada 2026)

Płatność przy stoliku i dzielenie rachunku · Statystyki lokalu · Plan sali dla całego lokalu · Cennik

Kasa fiskalna w restauracji a system rezerwacji · VAT w gastronomii: 8% czy 23% · Obowiązek płatności kartą · Wszystkie poradniki