Conditions relatives au traitement des données — Slotina

Dernière mise à jour : 4 novembre 2026

Les présentes conditions relatives au traitement des données (le « DPA ») font partie des Conditions d'utilisation de Slotina conclues entre l'établissement et Belavin Limited. Elles énoncent les stipulations requises par l'article 28, paragraphe 3, du RGPD et du UK GDPR.

1. Parties et définitions

1.1 Sous-traitant : Belavin Limited (société n° 16735157), 6 Salstar Close, Birmingham, B6 4PP, Royaume-Uni, exerçant sous le nom commercial Slotina, enregistrée auprès de l'ICO sous le n° 00014129250 (« nous », le « Sous-traitant »). Contact en matière de protection des données : hello@slotina.io. Représentant dans l'Union (art. 27 RGPD) : Prighter EU Rep GmbH, Schellinggasse 3/10, 1010 Vienne, Autriche.

1.2 Responsable du traitement : l'entreprise qui a accepté les Conditions d'utilisation de Slotina et exploite un compte Slotina (l'« établissement », le « Responsable du traitement »), telle qu'identifiée dans son compte.

1.3 Définitions. La « Législation sur la protection des données » désigne le règlement (UE) 2016/679 (RGPD), le UK GDPR et le Data Protection Act 2018, ainsi que toute loi nationale les complétant qui s'applique à une partie. Les termes « données à caractère personnel », « traitement », « personne concernée », « violation de données à caractère personnel », « autorité de contrôle » et « sous-traitant ultérieur » ont le sens que leur donne la Législation sur la protection des données. Le « Service » désigne la console d'établissement Slotina sur app.slotina.io, l'application Slotina et les pages clients que nous exploitons pour l'établissement. Les « Conditions » désignent les Conditions d'utilisation de Slotina. Les « Données du Responsable du traitement » désignent les données à caractère personnel que l'établissement, son équipe ou ses clients soumettent au Service et que nous traitons pour le compte de l'établissement, telles que décrites à l'annexe I.

1.4 Articulation avec les Conditions. En cas de contradiction sur une question de protection des données, le présent DPA prévaut sur les Conditions.

1.5 Deux rôles. Pour les données du compte de l'établissement (accès, facturation, relation commerciale), nous sommes un responsable du traitement indépendant et notre Politique de confidentialité s'applique. Le présent DPA ne couvre que les Données du Responsable du traitement.

2. Objet, durée, nature et finalité

2.1 Objet : le traitement des Données du Responsable du traitement nécessaire à la fourniture du Service à l'établissement.

2.2 Durée : de l'acceptation des Conditions par l'établissement jusqu'à la suppression ou la restitution des Données du Responsable du traitement conformément à l'article 5.7.

2.3 Nature : collecte via les pages clients, la console et l'application de l'établissement ; conservation ; organisation ; extraction ; affichage à l'équipe de l'établissement ; transmission de messages aux clients (e-mail ; SMS uniquement lorsque l'établissement les active et que le Service les propose) ; transmission au prestataire de paiement de l'établissement ; export ; anonymisation ; effacement.

2.4 Finalité : gestion des réservations, de la liste d'attente, des événements et billets, des privatisations, des précommandes, des commandes à emporter et à table, des paiements des clients, du fichier clients, des écrans de salle et de cuisine, du planning de l'équipe, des heures de travail et du registre des pourboires de l'établissement ; envoi des messages que l'établissement active ; et restitution de ses données à l'établissement sur demande.

3. Types de données et catégories de personnes concernées

Les catégories de personnes concernées et les types de données à caractère personnel sont décrits à l'annexe I. L'établissement reconnaît que l'annexe I comprend des champs — allergies, régimes alimentaires, besoins d'accessibilité, remarques sur les précommandes et les commandes, notes de la fiche client et réponses en texte libre — susceptibles de contenir des données concernant la santé, qui relèvent des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD, et confirme disposer, au titre de l'article 9, paragraphe 2, d'une base juridique pour collecter ces données auprès de ses clients avant de les saisir ou de les collecter au moyen du Service.

4. Obligations de l'établissement

4.1 L'établissement est responsable de la licéité des Données du Responsable du traitement et de ses instructions, y compris d'une base juridique appropriée, de l'information qu'il fournit à ses clients et à son équipe (il peut publier dans la console sa propre politique de confidentialité à l'intention des clients ; le Service y renvoie depuis chaque formulaire client), ainsi que du respect des droits des personnes concernées en sa qualité de responsable du traitement.

4.2 L'établissement ne saisit que les données à caractère personnel nécessaires aux finalités visées à l'article 2.4 et n'utilise pas les champs de texte libre pour des données d'un type pour lequel le Service n'est pas conçu (pièces d'identité, numéros de comptes financiers, données relatives à des personnes qui ne sont ni ses clients ni des membres de son équipe).

4.3 L'établissement paramètre le Service de manière licite sur son propre marché : quels messages sont envoyés aux clients et sur quelle base, conditions d'acompte, d'annulation et de non-présentation, questions posées à ses clients et fonctionnalités optionnelles qu'il active.

4.4 Lorsque l'établissement connecte un service relevant de son propre compte et de son propre contrat — notamment son propre compte Stripe pour les paiements des clients —, ce prestataire est engagé par l'établissement, n'est pas notre sous-traitant ultérieur pour le paiement qu'il traite pour l'établissement, et l'établissement est responsable de cette relation. Nous ne lui transmettons que ce que la connexion requiert (annexe I, section 2).

4.5 L'établissement préserve la confidentialité de ses accès, attribue les rôles selon le principe du moindre privilège et retire l'accès des personnes qui partent.

5. Nos obligations

5.1 Instructions

5.1.1 Nous ne traitons les Données du Responsable du traitement que sur instruction documentée de l'établissement, y compris en ce qui concerne les transferts vers un pays tiers, à moins d'y être tenus par le droit auquel nous sommes soumis ; dans ce cas, nous informons l'établissement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si ce droit interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.

5.1.2 Les instructions documentées de l'établissement sont : (a) les Conditions et le présent DPA ; (b) le paramétrage du Service par l'établissement dans la console et l'application ; (c) l'utilisation par l'établissement des fonctions d'export, d'effacement d'un client et de suppression du compte ; (d) toute autre instruction écrite convenue entre les parties. Les instructions nécessitant des modifications du Service au-delà de ses fonctionnalités documentées sont subordonnées à un accord.

5.1.3 Nous informons immédiatement l'établissement si, selon nous, une instruction constitue une violation de la Législation sur la protection des données. Nous ne sommes pas tenus de procéder à un examen juridique du traitement effectué par l'établissement.

5.1.4 Nous n'utilisons pas les Données du Responsable du traitement à nos propres fins, ne les vendons pas, ne les utilisons pas à des fins publicitaires, ne combinons pas les données des clients d'un établissement avec celles d'un autre, ne les transmettons à aucun modèle d'IA, et ne les utilisons pas — ni ne permettons à un sous-traitant ultérieur de les utiliser — pour entraîner des modèles d'apprentissage automatique.

5.2 Confidentialité

Nous veillons à ce que les personnes autorisées à traiter les Données du Responsable du traitement s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité, et à ce que l'accès soit limité aux personnes qui en ont besoin pour fournir, assister ou sécuriser le Service. L'accès de notre personnel aux données d'un établissement est journalisé.

5.3 Sécurité (article 32)

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'annexe II et les maintenons, ou des mesures offrant une protection au moins équivalente, pendant toute la durée du contrat. Nous pouvons mettre à jour l'annexe II à condition que le niveau de protection ne soit pas réduit.

5.4 Sous-traitants ultérieurs

5.4.1 L'établissement donne une autorisation écrite générale pour les sous-traitants ultérieurs énumérés à l'annexe III, ainsi que pour le recrutement d'autres sous-traitants ultérieurs conformément au présent article.

5.4.2 Nous informons l'établissement au moins 30 jours à l'avance de tout ajout ou remplacement envisagé d'un sous-traitant ultérieur, par e-mail adressé à l'adresse de connexion du propriétaire et par la mise à jour de la liste figurant dans notre Politique de confidentialité, en précisant l'identité, la localisation et la fonction du sous-traitant ultérieur.

5.4.3 L'établissement peut, dans ce délai, formuler par écrit des objections fondées sur des motifs raisonnables tenant à la protection des données. Les parties examinent ces objections de bonne foi. À défaut de solution, l'établissement peut mettre fin aux Conditions sans pénalité avant que la modification ne prenne effet ; ses droits au titre de l'article 5.7 s'appliquent.

5.4.4 Nous imposons à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat écrit, des obligations en matière de protection des données substantiellement identiques à celles du présent DPA. Lorsqu'un sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, nous demeurons pleinement responsables envers l'établissement de l'exécution par ce sous-traitant ultérieur de ses obligations.

5.5 Assistance pour l'exercice des droits des personnes concernées

5.5.1 Compte tenu de la nature du traitement, nous aidons l'établissement, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d'exercer leurs droits (articles 15 à 22).

5.5.2 Les principaux moyens sont des fonctions en libre-service du Service, gratuites :

• Accès et portabilité (articles 15 et 20) : l'établissement peut à tout moment exporter les données d'un client donné ainsi que son fichier clients sous forme de fichier CSV ; sur demande, nous fournissons une copie complète des données de l'établissement dans un format lisible par machine.
• Rectification (article 16) : l'établissement modifie directement les fiches clients.
• Effacement (article 17) : l'établissement peut effacer un client donné. La fiche client est supprimée et les informations, notes, allergies et indications de régime alimentaire du client sont retirées des réservations, de la liste d'attente, des billets, des demandes et des commandes de l'établissement ; les enregistrements financiers de l'établissement sont conservés sans le nom du client, car l'établissement a ses propres motifs juridiques de les conserver.
• Opposition (article 21) : chaque message adressé à un client contient un lien lui permettant de ne plus recevoir les messages qui ne concernent pas strictement une réservation ; le Service enregistre ce choix.

5.5.3 Si une personne concernée nous contacte directement au sujet de Données du Responsable du traitement, nous transmettons la demande à l'établissement dans les meilleurs délais, lorsque nous pouvons déterminer l'établissement concerné, et ne répondons pas sur le fond, sauf instruction de l'établissement ou obligation légale.

5.6 Assistance au titre des articles 32 à 36

Nous aidons l'établissement à garantir le respect de ses obligations au titre des articles 32 à 36 (sécurité, notification des violations, analyse d'impact relative à la protection des données, consultation préalable), compte tenu de la nature du traitement et des informations à notre disposition.

5.7 Suppression et restitution des données

5.7.1 Au terme de la fourniture du Service, nous supprimons ou restituons, au choix de l'établissement, toutes les Données du Responsable du traitement et détruisons les copies existantes, à moins que le droit de l'Union, le droit d'un État membre ou le droit du Royaume-Uni n'exige leur conservation.

5.7.2 L'établissement devrait exporter ses données avant la fin (article 5.5.2). Lorsque le propriétaire supprime le compte dans la console ou l'application (avec confirmation par le mot de passe et la saisie d'un mot de confirmation), toutes les Données du Responsable du traitement sont effacées immédiatement et de manière irréversible. Lorsque les Conditions prennent fin d'une autre manière, l'établissement conserve l'accès pour consulter et exporter ses données pendant 90 jours après la fin de son abonnement, ou pendant la durée indiquée à l'article 15 des Conditions ; les données sont ensuite effacées.

5.7.3 Après l'effacement, nous conservons un registre de suppression qui ne contient aucune Donnée du Responsable du traitement : le nom de l'établissement, son pays, le nombre de réservations, l'ancienneté du compte, le motif du départ s'il a été indiqué, ainsi qu'un hachage abrégé de l'adresse e-mail du propriétaire. Aucun nom de client ni aucune réservation n'est conservé.

5.7.4 Les données effacées peuvent subsister dans les sauvegardes chiffrées de notre prestataire de base de données pendant la durée de conservation de ses sauvegardes, à l'issue de laquelle elles sont écrasées. Les sauvegardes ne sont pas restaurées pour récupérer des données effacées.

5.8 Conservation au sein du Service

L'établissement décide de la durée de conservation des Données du Responsable du traitement, en effaçant des clients ou en supprimant son compte. En outre, le Service retire automatiquement le nom, les coordonnées et les remarques du client des commandes à emporter 90 jours après l'heure de retrait, et supprime les entrées du journal d'activité au bout de 2 ans.

5.9 Audit

5.9.1 Nous mettons à la disposition de l'établissement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par l'établissement ou un auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.

5.9.2 Les audits se déroulent dans l'ordre suivant : (a) d'abord la documentation — le présent DPA, ses annexes, la liste des sous-traitants ultérieurs et, lorsqu'elles existent, les certifications propres des sous-traitants ultérieurs ; (b) des questions écrites, auxquelles il est répondu dans un délai de 30 jours ; (c) une inspection sur place uniquement lorsque la loi ou une autorité de contrôle l'exige, ou lorsque la documentation ne permet manifestement pas de répondre à une question précise de conformité.

5.9.3 Les audits sont à la charge de l'établissement, au plus une fois par période de 12 mois (sauf si une violation de données à caractère personnel concernant l'établissement s'est produite ou si une autorité de contrôle l'exige), moyennant un préavis écrit d'au moins 30 jours, pendant les heures ouvrables, sans perturber de manière déraisonnable le Service, et sous réserve de confidentialité. Un audit ne donne aucun accès aux données d'autres établissements.

6. Transferts internationaux

6.1 Localisation des données. Les Données du Responsable du traitement sont stockées au Royaume-Uni (hébergement de la base de données par Neon, région de Londres) et délivrées via le réseau mondial de l'hébergeur de l'application. Nous sommes établis au Royaume-Uni.

6.2 Établissements situés dans l'UE/EEE. Les transferts de l'établissement vers nous reposent sur la décision d'adéquation de la Commission européenne relative au Royaume-Uni (art. 45 RGPD). Si cette décision venait à expirer ou à être invalidée, les parties conviennent que les clauses contractuelles types (décision d'exécution (UE) 2021/914 de la Commission, module deux, transfert de responsable du traitement à sous-traitant) s'appliquent, intégrées par référence, les annexes du présent DPA tenant lieu de leurs annexes ; nous informerons l'établissement de ce changement.

6.3 Établissements situés au Royaume-Uni. Le traitement a lieu au Royaume-Uni ; aucun transfert soumis à restriction n'intervient entre les parties.

6.4 Transferts ultérieurs. Certains sous-traitants ultérieurs figurant à l'annexe III traitent des données en dehors du Royaume-Uni et de l'EEE, notamment aux États-Unis. Chacun de ces transferts est protégé par la certification du sous-traitant ultérieur au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) et de son extension britannique (UK Extension), ou par des clauses contractuelles types assorties de l'addendum britannique (UK Addendum), comme l'indiquent les conditions de traitement des données propres à ce sous-traitant ultérieur. Nous n'ajoutons pas de sous-traitant ultérieur situé dans un pays tiers qui n'offre aucune garantie de ce type.

6.5 Nous informons l'établissement si nous ne sommes plus en mesure de respecter le présent article 6 ; l'établissement peut alors suspendre les transferts concernés ou mettre fin aux Conditions.

7. Violations de données à caractère personnel

7.1 Nous notifions à l'établissement toute violation de données à caractère personnel affectant les Données du Responsable du traitement dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail adressé à l'adresse de connexion du propriétaire.

7.2 La notification décrit, dans la mesure où ces éléments sont connus à ce moment-là, et est complétée à mesure que des informations deviennent disponibles : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées, ainsi qu'un point de contact.

7.3 Nous coopérons avec l'établissement et prenons des mesures raisonnables, selon les directives de l'établissement, pour enquêter sur la violation, en atténuer les effets et y remédier. Nous ne notifions pas la violation aux personnes concernées ni à une autorité de contrôle pour le compte de l'établissement, sauf instruction de celui-ci ou obligation légale.

7.4 Une violation survenue chez un sous-traitant ultérieur est traitée comme une violation survenue chez nous pour le délai de 48 heures, calculé à compter du moment où nous en avons connaissance.

8. Responsabilité

8.1 La responsabilité de chaque partie au titre du présent DPA ou en lien avec celui-ci est soumise aux limitations et exclusions prévues à l'article 18 des Conditions, sauf lorsque la responsabilité ne peut être limitée en vertu de la loi. La responsabilité des parties envers les personnes concernées au titre de l'article 82 du RGPD n'est pas limitée par le présent article.

8.2 L'établissement nous garantit contre les amendes, réclamations et frais résultant de sa propre violation de la Législation sur la protection des données, notamment de la collecte de données à caractère personnel sans base juridique.

9. Durée et résiliation

9.1 Le présent DPA prend effet lorsque l'établissement accepte les Conditions et reste en vigueur tant que nous traitons des Données du Responsable du traitement.

9.2 La fin des Conditions met fin au présent DPA, sous réserve de l'article 5.7 (suppression et restitution) et de l'article 7 (notification des violations pour les événements antérieurs à l'effacement), qui survivent à cette fin.

10. Droit applicable

Le présent DPA est régi par le droit applicable aux Conditions (article 20 des Conditions). Le présent article ne prive ni une partie de la protection impérative que lui confère la Législation sur la protection des données du lieu de son établissement, ni une autorité de contrôle de sa compétence.

Annexe I — Description du traitement

1. Catégories de personnes concernées

2. Types de données à caractère personnel

Clients

• Identité et coordonnées : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, langue.
• Fiche client : étiquettes, notes rédigées par l'équipe, date d'anniversaire et autre date anniversaire si elles sont communiquées, zone préférée, nombre de non-présentations et d'annulations tardives, allergies, régimes alimentaires et besoins d'accessibilité (qui peuvent constituer des données de santé, art. 9 RGPD ; ils sont affichés en salle et en cuisine à chaque visite), le fait que le client a donné son consentement à la prospection ou s'est désinscrit des messages, et la date correspondante.
• Réservations : date, heure, nombre de personnes, zone et table, statut, provenance, occasion et remarques, conditions d'acompte et de paiement.
• Liste d'attente : nom, numéro de téléphone, nombre de personnes, remarques ; pour les inscriptions en ligne, la date de l'accord du client et la version acceptée.
• Précommandes et commandes : plats, remarques et indications d'allergies pour chaque plat et pour le groupe ; pour les commandes à emporter, également le nom, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail.
• Événements : billets, options, noms des personnes figurant sur les billets et leurs réponses relatives au régime alimentaire, codes des billets et enregistrement à l'entrée.
• Privatisations : la demande, le devis et l'échéancier de paiement.
• Paiements : montants, devise, statut, remboursements, pourboires sur une addition, ainsi que les identifiants du paiement, du client et du moyen de paiement sur le compte Stripe de l'établissement. Nous ne voyons ni ne conservons jamais un numéro de carte. Nous ne transmettons à Stripe que l'adresse e-mail du client et le montant.
• Messages : le type, le canal et le statut de chaque message envoyé à un client, ainsi que le texte propre à l'établissement qu'il contient ; l'adresse du destinataire n'est pas conservée avec l'enregistrement du message.

Équipe

• Nom, adresse e-mail, rôle, mot de passe haché, code PIN haché, secret chiffré de la connexion en deux étapes et codes de récupération hachés, langue, jetons push avec la plateforme et la langue de l'appareil.
• Créneaux du planning, disponibilités, absences, échanges de créneaux, heures de travail et pauses enregistrées, taux de rémunération, répartition des pourboires, affectations de secteurs.
• Journal d'activité : quel accès a fait quoi dans le compte de l'établissement, et quand.

3. Catégories particulières

Les allergies, régimes alimentaires, besoins d'accessibilité, notes et réponses en texte libre peuvent contenir des données concernant la santé. L'établissement confirme sa base juridique au titre de l'article 9, paragraphe 2 (normalement le consentement explicite du client, art. 9, par. 2, a)). Aucune autre catégorie particulière de données n'a vocation à être traitée.

4. Fréquence

En continu, pendant la durée des Conditions.

Annexe II — Mesures techniques et organisationnelles (article 32)

1. Chiffrement en transit. L'ensemble du trafic est servi exclusivement en HTTPS.
2. Chiffrement au repos. La base de données et ses sauvegardes sont chiffrées au repos par notre prestataire de base de données. Les secrets de la connexion en deux étapes sont en outre chiffrés dans l'application avant d'être stockés.
3. Authentification. Les mots de passe et les codes PIN ne sont conservés que sous forme de hachages irréversibles ; la connexion en deux étapes au moyen d'une application d'authentification est disponible ; la connexion et les fonctions sensibles font l'objet d'une limitation de fréquence.
4. Contrôle d'accès et rôles. Chaque requête est rattachée à l'établissement et au rôle de l'accès ; chaque rôle ne voit et ne fait que ce dont il a besoin ; seul le propriétaire peut supprimer le compte.
5. Séparation des établissements. Chaque requête est limitée aux propres données de l'établissement. Des tests automatisés tentent de lire et de modifier les données d'un autre établissement et doivent échouer.
6. Journalisation. Le journal d'activité de l'établissement enregistre quel accès a fait quoi ; l'accès de notre personnel aux données d'un établissement est consigné dans notre propre journal d'audit.
7. Minimisation des données. Aucun numéro de carte n'est détenu ; les notifications push ne contiennent ni nom ni numéro de téléphone de client ; l'assistant d'aide ne reçoit jamais de données de clients ; les données des clients ne sont jamais transmises à un modèle d'IA.
8. Gestion des changements. Chaque modification passe des contrôles automatisés (vérification des types, tests) avant d'être déployée ; les déploiements sont effectués par nous, et non automatiquement.
9. Encadrement des sous-traitants ultérieurs. Les sous-traitants ultérieurs sont engagés en vertu de conditions de traitement des données, et la liste figurant dans notre Politique de confidentialité est tenue à jour.
10. Suppression et export. Export en libre-service, effacement de clients individuels et suppression du compte par le propriétaire ; suppression automatique des informations des commandes à emporter au bout de 90 jours et des entrées du journal d'activité au bout de 2 ans.
11. Disponibilité. Hébergement géré avec sauvegardes assurées par le prestataire ; les tâches planifiées sont surveillées.
12. Organisation. L'accès aux systèmes de production est limité à des membres du personnel nommément désignés et soumis à des obligations de confidentialité ; la licéité des demandes des autorités publiques est vérifiée et il n'y est répondu qu'avec le minimum requis.

Annexe III — Sous-traitants ultérieurs autorisés

Ne sont pas des sous-traitants ultérieurs : le propre compte Stripe de l'établissement, en vertu du contrat que l'établissement a lui-même conclu avec Stripe, pour le traitement du paiement proprement dit (article 4.4). Google (API Gemini), utilisé pour la messagerie d'aide de la console, ne reçoit aucune Donnée du Responsable du traitement.

Tout ajout ou remplacement est notifié conformément à l'article 5.4.

Acceptation

L'établissement accepte le présent DPA par voie électronique en même temps que les Conditions ; l'enregistrement de l'acceptation (date et heure, compte, version) tient lieu de signature. Un établissement qui a besoin d'un exemplaire contresigné peut en demander un à hello@slotina.io.