Condiții privind prelucrarea datelor — Slotina

Ultima actualizare: 4 noiembrie 2026

Prezentele Condiții privind prelucrarea datelor („DPA”) fac parte din Termenii și condițiile Slotina încheiate între unitate și Belavin Limited. Ele stabilesc clauzele impuse de art. 28 alin. (3) din RGPD și din UK GDPR.

1. Părțile și definițiile

1.1 Persoana împuternicită de operator: Belavin Limited (nr. de înregistrare 16735157), 6 Salstar Close, Birmingham, B6 4PP, Regatul Unit, care își desfășoară activitatea sub denumirea comercială Slotina, nr. de înregistrare ICO 00014129250 („noi”, „Persoana împuternicită”). Contact pentru protecția datelor: hello@slotina.io. Reprezentant în UE (art. 27 din RGPD): Prighter EU Rep GmbH, Schellinggasse 3/10, 1010 Viena, Austria.

1.2 Operatorul: întreprinderea care a acceptat Termenii și condițiile Slotina și administrează un cont Slotina („unitatea”, „Operatorul”), astfel cum este identificată în contul său.

1.3 Definiții. „Legislația privind protecția datelor” înseamnă Regulamentul (UE) 2016/679 (RGPD), UK GDPR și Data Protection Act 2018, precum și orice lege națională care le completează și care se aplică uneia dintre părți. Termenii „date cu caracter personal”, „prelucrare”, „persoană vizată”, „încălcarea securității datelor cu caracter personal”, „autoritate de supraveghere” și „persoană împuternicită secundară” (subcontractant) au sensul atribuit de Legislația privind protecția datelor. „Serviciul” înseamnă consola unității Slotina de la app.slotina.io, aplicația Slotina și paginile pentru oaspeți pe care le administrăm pentru unitate. „Termenii” înseamnă Termenii și condițiile Slotina. „Datele Operatorului” înseamnă datele cu caracter personal pe care unitatea, echipa sau oaspeții săi le introduc în Serviciu și pe care le prelucrăm în numele unității, astfel cum sunt descrise în Anexa I.

1.4 Raportul cu Termenii. În caz de conflict într-o chestiune de protecție a datelor, prezentul DPA prevalează asupra Termenilor.

1.5 Două roluri. Pentru datele contului unității (conturile de utilizator, facturarea, relația de afaceri) suntem operator independent și se aplică Politica noastră de confidențialitate. Prezentul DPA acoperă exclusiv Datele Operatorului.

2. Obiectul, durata, natura și scopul

2.1 Obiectul: prelucrarea Datelor Operatorului necesară pentru furnizarea Serviciului către unitate.

2.2 Durata: de la acceptarea Termenilor de către unitate până la ștergerea sau returnarea Datelor Operatorului conform clauzei 5.7.

2.3 Natura: colectare prin paginile pentru oaspeți, consola și aplicația unității; stocare; organizare; extragere; afișare către echipa unității; transmiterea mesajelor către oaspeți (e-mail; mesaje SMS numai dacă unitatea le activează și Serviciul le oferă); transmitere către furnizorul de plăți al unității; export; anonimizare; ștergere.

2.4 Scopul: gestionarea rezervărilor, a listei de așteptare, a evenimentelor și biletelor, a meselor private, a precomenzilor, a comenzilor pentru ridicare și la masă, a plăților oaspeților, a cărții de oaspeți, a ecranelor de sală și de bucătărie, a programului echipei, a orelor de lucru și a evidenței bacșișurilor unității, trimiterea mesajelor pe care unitatea le activează și returnarea datelor către unitate, la cerere.

3. Tipurile de date și categoriile de persoane vizate

Categoriile de persoane vizate și tipurile de date cu caracter personal sunt prevăzute în Anexa I. Unitatea ia act de faptul că Anexa I include câmpuri — alergii, cerințe alimentare, nevoi de accesibilitate, observații la precomenzi și comenzi, notițe pe fișa oaspetelui și răspunsuri în text liber — care pot conține date privind sănătatea, care constituie categorii speciale de date în sensul art. 9 din RGPD, și confirmă că dispune de un temei juridic în baza art. 9 alin. (2) pentru colectarea acestor date de la oaspeții săi înainte de a le introduce sau de a le colecta prin intermediul Serviciului.

4. Obligațiile unității

4.1 Unitatea răspunde de legalitatea Datelor Operatorului și a instrucțiunilor sale, inclusiv de existența unui temei juridic adecvat, de informațiile pe care le furnizează oaspeților și echipei (își poate publica în consolă propria informare privind confidențialitatea pentru oaspeți; Serviciul o face accesibilă printr-un link din fiecare formular pentru oaspeți) și de respectarea drepturilor persoanelor vizate în calitate de operator.

4.2 Unitatea introduce numai datele cu caracter personal necesare scopurilor de la clauza 2.4 și nu folosește câmpurile de text liber pentru date de un tip pentru care Serviciul nu este conceput (acte de identitate, numere de conturi financiare, date despre persoane care nu sunt oaspeții sau membrii echipei sale).

4.3 Unitatea configurează Serviciul în conformitate cu legea de pe propria piață: ce mesaje sunt trimise oaspeților și pe ce temei, politicile privind avansurile, anulările și neprezentarea, întrebările adresate oaspeților și funcțiile opționale pe care le activează.

4.4 Atunci când unitatea conectează un serviciu în baza propriului cont și a propriului contract — în special propriul cont Stripe pentru plățile oaspeților —, furnizorul respectiv este angajat de unitate, nu este persoana noastră împuternicită secundară pentru plata pe care o procesează pentru unitate, iar unitatea răspunde pentru această relație. Îi transmitem numai ceea ce impune conexiunea (Anexa I, secțiunea 2).

4.5 Unitatea păstrează confidențialitatea datelor de conectare, atribuie rolurile după principiul privilegiului minim și retrage accesul persoanelor care pleacă.

5. Obligațiile noastre

5.1 Instrucțiuni

5.1.1 Prelucrăm Datele Operatorului numai pe baza instrucțiunilor documentate ale unității, inclusiv în ceea ce privește transferurile către o țară terță, cu excepția cazului în care această obligație ne revine în temeiul dreptului care ni se aplică; în acest caz, informăm unitatea cu privire la această cerință legală înainte de prelucrare, cu excepția cazului în care dreptul respectiv interzice o astfel de informare din motive importante de interes public.

5.1.2 Instrucțiunile documentate ale unității sunt: (a) Termenii și prezentul DPA; (b) configurarea Serviciului de către unitate în consolă și în aplicație; (c) utilizarea de către unitate a funcțiilor de export, de ștergere a oaspeților și de ștergere a contului; (d) alte instrucțiuni scrise convenite de părți. Instrucțiunile care presupun modificări ale Serviciului dincolo de funcțiile sale documentate fac obiectul unui acord.

5.1.3 Informăm imediat unitatea dacă, în opinia noastră, o instrucțiune încalcă Legislația privind protecția datelor. Nu suntem obligați să efectuăm o analiză juridică a prelucrării efectuate de unitate.

5.1.4 Nu folosim Datele Operatorului în scopuri proprii, nu le vindem, nu le folosim în scopuri publicitare, nu combinăm datele oaspeților unei unități cu cele ale altei unități, nu le trimitem niciunui model de inteligență artificială și nu le folosim — și nu permitem niciunei persoane împuternicite secundare să le folosească — pentru antrenarea modelelor de învățare automată.

5.2 Confidențialitate

Ne asigurăm că persoanele autorizate să prelucreze Datele Operatorului s-au angajat să respecte confidențialitatea sau au o obligație legală adecvată de confidențialitate și că accesul este limitat la cei care au nevoie de el pentru a furniza, a sprijini sau a securiza Serviciul. Accesul personalului nostru la datele unei unități este înregistrat.

5.3 Securitate (art. 32)

Punem în aplicare măsurile tehnice și organizatorice prevăzute în Anexa II și le menținem — sau menținem măsuri care oferă un nivel de protecție cel puțin echivalent — pe toată durata contractului. Putem actualiza Anexa II cu condiția ca nivelul de protecție să nu scadă.

5.4 Persoane împuternicite secundare

5.4.1 Unitatea acordă o autorizație generală scrisă pentru persoanele împuternicite secundare enumerate în Anexa III și pentru angajarea altor persoane împuternicite secundare conform prezentei clauze.

5.4.2 Transmitem unității o notificare prealabilă de cel puțin 30 de zile privind orice intenție de adăugare sau înlocuire a unei persoane împuternicite secundare, prin e-mail la adresa contului de utilizator al proprietarului și prin actualizarea listei din Politica noastră de confidențialitate, indicând identitatea, locația și funcția persoanei împuternicite secundare.

5.4.3 În acest termen, unitatea poate formula obiecții în scris, din motive rezonabile legate de protecția datelor. Părțile discută obiecția cu bună-credință. Dacă nu se ajunge la o soluție, unitatea poate înceta Termenii fără penalități înainte ca modificarea să producă efecte; se aplică drepturile sale prevăzute la clauza 5.7.

5.4.4 Impunem fiecărei persoane împuternicite secundare, prin contract scris, obligații de protecție a datelor în esență identice cu cele din prezentul DPA. În cazul în care o persoană împuternicită secundară nu își îndeplinește obligațiile de protecție a datelor, rămânem pe deplin răspunzători față de unitate pentru îndeplinirea obligațiilor acesteia.

5.5 Asistență pentru drepturile persoanelor vizate

5.5.1 Ținând seama de natura prelucrării, asistăm unitatea prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, în măsura posibilului, pentru a răspunde cererilor privind exercitarea drepturilor persoanelor vizate (art. 15–22).

5.5.2 Mijloacele principale sunt funcțiile de tip self-service din Serviciu, disponibile gratuit:

• Acces și portabilitate (art. 15 și 20): unitatea poate exporta oricând datele unui singur oaspete, precum și cartea de oaspeți ca fișier CSV; la cerere, furnizăm o copie completă a datelor unității într-un format care poate fi citit automat.
• Rectificare (art. 16): unitatea editează direct înregistrările oaspeților.
• Ștergere (art. 17): unitatea poate șterge un singur oaspete. Fișa oaspetelui este ștearsă, iar datele, notițele și observațiile privind alergiile și regimul alimentar ale oaspetelui sunt eliminate din rezervările, lista de așteptare, biletele, solicitările și comenzile unității; evidențele financiare ale unității sunt păstrate fără numele oaspetelui, deoarece unitatea are propriile motive legale de a le păstra.
• Opoziție (art. 21): fiecare mesaj către un oaspete conține un link prin care oaspetele oprește mesajele ulterioare care nu se referă strict la o rezervare; Serviciul înregistrează acest lucru.

5.5.3 Dacă o persoană vizată ne contactează direct în legătură cu Datele Operatorului, transmitem cererea unității fără întârzieri nejustificate, atunci când putem stabili la ce unitate se referă, și nu răspundem pe fond decât la instrucțiunea unității sau dacă legea o impune.

5.6 Asistență pentru art. 32–36

Asistăm unitatea în asigurarea respectării obligațiilor care îi revin în temeiul art. 32–36 (securitate, notificarea încălcărilor, evaluarea impactului asupra protecției datelor, consultarea prealabilă), ținând seama de natura prelucrării și de informațiile aflate la dispoziția noastră.

5.7 Ștergerea și returnarea datelor

5.7.1 La încetarea furnizării Serviciului, ștergem sau returnăm toate Datele Operatorului, la alegerea unității, și ștergem copiile existente, cu excepția cazului în care dreptul Uniunii, al unui stat membru sau al Regatului Unit impune stocarea acestora.

5.7.2 Unitatea ar trebui să își exporte datele înainte de încetare (clauza 5.5.2). Atunci când proprietarul șterge contul în consolă sau în aplicație (confirmând cu parola și cu un cuvânt de confirmare tastat), toate Datele Operatorului sunt șterse imediat și ireversibil. Dacă Termenii încetează în alt mod, unitatea își păstrează accesul pentru a-și consulta și exporta datele timp de 90 de zile de la încetarea abonamentului sau pe perioada prevăzută la clauza 15 din Termeni; ulterior, datele sunt șterse.

5.7.3 După ștergere păstrăm o evidență a ștergerii care nu conține Date ale Operatorului: denumirea unității, țara, numărul de rezervări, vechimea contului, motivul plecării, dacă a fost indicat, și un hash trunchiat al adresei de e-mail a proprietarului. Nu supraviețuiește niciun nume de oaspete și nicio rezervare.

5.7.4 Datele șterse pot persista în copiile de rezervă criptate ale furnizorului nostru de baze de date pe durata perioadei de păstrare a copiilor de rezervă, după care sunt suprascrise. Copiile de rezervă nu sunt restaurate pentru a readuce date șterse.

5.8 Păstrarea datelor în cadrul Serviciului

Unitatea decide cât timp sunt păstrate Datele Operatorului, prin ștergerea oaspeților sau a contului. În plus, Serviciul elimină automat numele, datele de contact și observațiile oaspetelui din comenzile pentru ridicare la 90 de zile după ora de ridicare și șterge înregistrările din jurnalul de activitate după 2 ani.

5.9 Audit

5.9.1 Punem la dispoziția unității toate informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 și permitem desfășurarea auditurilor, inclusiv a inspecțiilor, efectuate de unitate sau de un auditor mandatat de aceasta, și contribuim la acestea.

5.9.2 Auditurile se desfășoară în următoarea ordine: (a) mai întâi documentația — prezentul DPA, anexele sale, lista persoanelor împuternicite secundare și, unde sunt disponibile, certificările proprii ale persoanelor împuternicite secundare; (b) întrebări scrise, la care răspundem în termen de 30 de zile; (c) o inspecție la fața locului numai atunci când o impune legea sau o autoritate de supraveghere ori atunci când documentația nu răspunde în mod demonstrabil unei întrebări concrete de conformitate.

5.9.3 Auditurile se desfășoară pe cheltuiala unității, cel mult o dată în orice perioadă de 12 luni (cu excepția cazului în care a avut loc o încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează unitatea sau o autoritate de supraveghere o impune), cu o notificare scrisă prealabilă de cel puțin 30 de zile, în timpul programului de lucru, fără a perturba în mod nerezonabil Serviciul și sub rezerva confidențialității. Un audit nu oferă acces la datele altor unități.

6. Transferuri internaționale

6.1 Unde se află datele. Datele Operatorului sunt stocate în Regatul Unit (găzduirea bazei de date de către Neon, regiunea Londra) și livrate prin rețeaua globală a furnizorului de găzduire a aplicației. Suntem stabiliți în Regatul Unit.

6.2 Unități din UE/SEE. Transferurile de la unitate către noi se întemeiază pe decizia Comisiei Europene privind caracterul adecvat al nivelului de protecție din Regatul Unit (art. 45 din RGPD). În cazul în care această decizie expiră sau este invalidată, părțile convin că se aplică clauzele contractuale standard (Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914 a Comisiei, modulul doi, de la operator la persoana împuternicită de operator), încorporate prin trimitere, anexele prezentului DPA servind drept anexe ale acestora; vom informa unitatea cu privire la această schimbare.

6.3 Unități din Regatul Unit. Prelucrarea are loc în Regatul Unit; între părți nu are loc niciun transfer restricționat.

6.4 Transferuri ulterioare. Unele persoane împuternicite secundare din Anexa III prelucrează date în afara Regatului Unit și a SEE, în special în Statele Unite. Fiecare astfel de transfer este protejat prin certificarea persoanei împuternicite secundare în temeiul Cadrului UE-SUA privind confidențialitatea datelor (EU-U.S. Data Privacy Framework) și al extensiei britanice a acestuia (UK Extension) sau prin clauze contractuale standard împreună cu addendumul britanic (UK Addendum), astfel cum se prevede în propriile condiții de prelucrare a datelor ale persoanei împuternicite secundare respective. Nu adăugăm o persoană împuternicită secundară dintr-o țară terță care nu oferă o astfel de garanție.

6.5 Informăm unitatea dacă nu mai putem respecta prezenta clauză 6; în acest caz, unitatea poate suspenda transferurile afectate sau poate înceta Termenii.

7. Încălcări ale securității datelor cu caracter personal

7.1 Notificăm unității orice încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează Datele Operatorului fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de 48 de ore de la momentul în care am luat cunoștință de aceasta, prin e-mail la adresa contului de utilizator al proprietarului.

7.2 Notificarea, în măsura cunoscută la momentul respectiv și completată pe măsură ce devin disponibile informații, descrie natura încălcării, categoriile și numărul aproximativ de persoane vizate și de înregistrări afectate, consecințele probabile, măsurile luate sau propuse și un punct de contact.

7.3 Cooperăm cu unitatea și luăm măsurile rezonabile indicate de aceasta pentru investigarea, atenuarea și remedierea încălcării. Nu notificăm persoanele vizate sau o autoritate de supraveghere în numele unității decât la instrucțiunea acesteia sau dacă legea o impune.

7.4 O încălcare produsă la o persoană împuternicită secundară este tratată, în ceea ce privește termenul de 48 de ore, ca o încălcare produsă la noi, termenul curgând de la momentul în care am luat cunoștință de aceasta.

8. Răspundere

8.1 Răspunderea fiecărei părți în temeiul sau în legătură cu prezentul DPA este supusă limitărilor și excluderilor de la clauza 18 din Termeni, cu excepția cazurilor în care răspunderea nu poate fi limitată prin lege. Prezenta clauză nu limitează răspunderea părților față de persoanele vizate în temeiul art. 82 din RGPD.

8.2 Unitatea ne despăgubește pentru amenzile, pretențiile și costurile rezultate din propria sa încălcare a Legislației privind protecția datelor, în special din colectarea de date cu caracter personal fără temei juridic.

9. Durata și încetarea

9.1 Prezentul DPA intră în vigoare la data acceptării Termenilor de către unitate și rămâne în vigoare atât timp cât prelucrăm Datele Operatorului.

9.2 Încetarea Termenilor atrage încetarea prezentului DPA, sub rezerva clauzei 5.7 (ștergere și returnare) și a clauzei 7 (notificarea încălcărilor pentru evenimentele anterioare ștergerii), care rămân în vigoare.

10. Legea aplicabilă

Prezentul DPA este guvernat de legea care guvernează Termenii (clauza 20 din Termeni). Nicio prevedere a prezentei clauze nu privează o parte de protecția imperativă a Legislației privind protecția datelor din locul în care este stabilită și nici o autoritate de supraveghere de competența sa.

Anexa I — Descrierea prelucrării

1. Categoriile de persoane vizate

2. Tipurile de date cu caracter personal

Oaspeți

• Identitate și contact: nume, adresă de e-mail, număr de telefon, limbă.
• Fișa oaspetelui: etichete, notițe scrise de echipă, ziua de naștere și aniversarea, dacă sunt furnizate, zona preferată, numărul de neprezentări și de anulări tardive, alergii, cerințe alimentare și nevoi de accesibilitate (care pot constitui date privind sănătatea, art. 9 din RGPD; sunt afișate personalului de sală și bucătăriei la fiecare vizită), dacă oaspetele și-a dat consimțământul pentru marketing sau a renunțat la mesaje și când.
• Rezervări: data, ora, numărul de persoane, zona și masa, starea, sursa, ocazia și observațiile, condițiile privind avansul și plata.
• Lista de așteptare: nume, număr de telefon, număr de persoane, observații; pentru înscrierile online, când și în ce versiune și-a dat oaspetele acordul.
• Precomenzi și comenzi: preparatele, observațiile și observațiile privind alergiile pentru fiecare preparat și pentru grup; pentru comenzile pentru ridicare, de asemenea numele, numărul de telefon și adresa de e-mail.
• Evenimente: bilete, opțiuni suplimentare, numele și răspunsurile privind regimul alimentar ale persoanelor de pe bilete, codurile biletelor și înregistrarea la intrare (check-in).
• Mese private: solicitarea, oferta de preț și planul de plată.
• Plăți: sume, monedă, stare, rambursări, bacșișuri pe o notă de plată și identificatorii plății, ai clientului și ai metodei de plată în contul Stripe al unității. Nu vedem și nu stocăm niciodată un număr de card. Transmitem către Stripe doar adresa de e-mail a oaspetelui și suma.
• Mesaje: tipul, canalul și starea fiecărui mesaj trimis unui oaspete și textul propriu al unității din acesta; adresa destinatarului nu este stocată împreună cu evidența mesajului.

Echipa

• Nume, adresă de e-mail, rol, parolă sub formă de hash, PIN sub formă de hash, cheia secretă criptată a autentificării în doi pași și codurile de recuperare sub formă de hash, limbă, tokenuri push împreună cu platforma și limba dispozitivului.
• Ture, disponibilitate, concedii, schimburi de ture, ore de lucru și pauze înregistrate, tarife de plată, repartizarea bacșișurilor, atribuirea pe sectoare.
• Jurnalul de activitate: ce cont de utilizator a făcut ce în contul unității și când.

3. Categorii speciale

Alergiile, cerințele alimentare, nevoile de accesibilitate, notițele și răspunsurile în text liber pot conține date privind sănătatea. Unitatea își confirmă temeiul în baza art. 9 alin. (2) (de regulă, consimțământul explicit al oaspetelui, art. 9 alin. (2) lit. (a)). Nu se intenționează prelucrarea altor categorii speciale de date.

4. Frecvența

Continuă, pe durata Termenilor.

Anexa II — Măsuri tehnice și organizatorice (art. 32)

1. Criptarea în tranzit. Tot traficul este servit exclusiv prin HTTPS.
2. Criptarea datelor stocate. Baza de date și copiile sale de rezervă sunt criptate de furnizorul nostru de baze de date. Cheile secrete ale autentificării în doi pași sunt criptate suplimentar în aplicație înainte de a fi stocate.
3. Autentificare. Parolele și codurile PIN sunt stocate numai sub formă de hash unidirecțional; este disponibilă autentificarea în doi pași cu o aplicație de autentificare; conectarea și funcțiile sensibile au limite de frecvență.
4. Controlul accesului și roluri. Fiecare solicitare este legată de unitate și de rolul contului de utilizator; fiecare rol vede și face doar ceea ce îi este necesar; numai proprietarul poate șterge contul.
5. Separarea unităților. Fiecare interogare este limitată la datele proprii ale unității. Teste automate încearcă să citească și să modifice datele altei unități și trebuie să eșueze.
6. Jurnalizare. Jurnalul de activitate al unității înregistrează ce cont de utilizator a făcut ce; accesul personalului nostru la datele unei unități este înregistrat în propriul nostru jurnal de audit.
7. Reducerea la minimum a datelor. Nu se păstrează numere de card; notificările push nu conțin numele sau numărul de telefon al oaspeților; asistentul de ajutor nu primește niciodată date ale oaspeților; datele oaspeților nu sunt trimise niciodată unui model de inteligență artificială.
8. Gestionarea modificărilor. Fiecare modificare trece prin verificări automate (verificarea tipurilor, teste) înainte de a fi implementată; implementările sunt efectuate de noi, nu automat.
9. Guvernanța persoanelor împuternicite secundare. Persoanele împuternicite secundare sunt angajate în baza unor condiții de prelucrare a datelor, iar lista din Politica noastră de confidențialitate este menținută la zi.
10. Ștergere și export. Export self-service, ștergerea oaspeților individuali și ștergerea contului de către proprietar; eliminarea automată a detaliilor comenzilor pentru ridicare după 90 de zile și a înregistrărilor din jurnalul de activitate după 2 ani.
11. Disponibilitate. Găzduire administrată, cu copii de rezervă ale furnizorului; sarcinile programate sunt monitorizate.
12. Organizare. Accesul la sistemele de producție este limitat la membri nominalizați ai personalului, supuși obligațiilor de confidențialitate; solicitările autorităților publice sunt verificate din punctul de vedere al legalității și primesc răspuns cu minimul necesar.

Anexa III — Persoane împuternicite secundare autorizate

Nu sunt persoane împuternicite secundare: propriul cont Stripe al unității, în temeiul contractului propriu al unității cu Stripe, pentru procesarea plății în sine (clauza 4.4). Google (Gemini API), folosit pentru chatul de ajutor din consolă, nu primește Date ale Operatorului.

Orice adăugare sau înlocuire este notificată conform clauzei 5.4.

Acceptare

Unitatea acceptă prezentul DPA pe cale electronică, împreună cu Termenii; evidența acceptării (momentul, contul, versiunea) ține locul semnăturii. O unitate care are nevoie de un exemplar contrasemnat îl poate solicita la hello@slotina.io.