Funkcje · Księga gości

Księga gości restauracji: jedna lista, jedna karta i gotowa odpowiedź na wniosek z RODO

Po dwóch latach rezerwacji w lokalu zbiera się kilka tysięcy nazwisk. Same w sobie nic nie mówią. Dopiero gdy da się zapytać „kto był u nas pięć razy, a od trzech miesięcy go nie ma”, lista zaczyna pracować na restaurację. A gdy gość napisze, że chce zobaczyć swoje dane albo je usunąć, odpowiedź powinna zająć minutę, a nie wieczór.

Powiadom mnie o starcie

Księga gości działa w przeglądarce i w trybie restauracji aplikacji Slotina. Nie jest to porada prawna.

Lista, którą da się przefiltrować

Każdy gość zapisany w systemie — z rezerwacji online, z rezerwacji telefonicznej albo z importu z poprzedniego systemu — ma w księdze jeden wiersz. Filtry łączą się ze sobą.

Tagi

VIP, stały gość, firma, ktoś, kto zawsze świętuje urodziny w maju. Tagi nadaje zespół na karcie gościa, a w księdze wystarczy je zaznaczyć, żeby zobaczyć tylko tę grupę.

Wizyty i ostatnia wizyta

Ile razy ktoś był i kiedy ostatnio. Najciekawsza bywa kombinacja: dużo wizyt dawno temu. To goście, za którymi warto zadzwonić, zanim przyzwyczają się do lokalu obok.

No-show i zgoda marketingowa

Filtr nieobecności pokazuje, kto nie przychodzi powtarzalnie. Filtr zgody pokazuje, komu w ogóle wolno wysłać newsletter — i tylko te osoby trafiają do eksportu do wysyłki.

Nad listą jest wyszukiwarka: wystarczy kawałek nazwiska albo numeru telefonu. Wiersz otwiera kartę gościa z historią wizyt, nieobecnościami, alergiami, dietą i notatkami zespołu.

Eksport: cała lista albo tylko ci, którzy się zgodzili

Przefiltrowaną listę pobierasz jako plik CSV, który otwiera się w arkuszu kalkulacyjnym. Są dwa rodzaje eksportu. Pierwszy to lista robocza dla Ciebie: na przykład stali goście przed Wigilią firmową, do których zadzwonisz osobiście. Drugi to eksport do wysyłki newslettera, w którym są wyłącznie goście z zaznaczoną zgodą marketingową. Dzięki temu plik, który trafia do programu pocztowego, nie zawiera nikogo, kto się nie zgodził. Sam newsletter wysyłasz swoim narzędziem — Slotina marketingu nie wysyła.

Wniosek gościa: dostęp, usunięcie, sprzeciw

RODO daje gościowi kilka praw, a restauracja jest administratorem jego danych. Najczęściej w lokalu pojawiają się trzy prośby.

„Jakie dane o mnie macie?”
To prawo dostępu z art. 15 RODO, razem z prawem do kopii danych. Właściciel albo manager otwiera kartę gościa — z księgi albo z jego rezerwacji — i pobiera jego dane jednym przyciskiem. Plik zawiera dane, które lokal o nim przechowuje.
„Proszę mnie usunąć”
Art. 17 RODO daje prawo do usunięcia danych, z wyjątkami z ust. 3 — na przykład gdy dane są potrzebne do wypełnienia obowiązku prawnego albo do dochodzenia roszczeń. Gdy wniosek jest zasadny, właściciel albo manager usuwa gościa z jego karty.
„Nie chcę więcej newslettera”
Art. 21 ust. 2 i 3 RODO pozwala w każdej chwili sprzeciwić się marketingowi bezpośredniemu, a art. 7 ust. 3 wycofać zgodę równie łatwo, jak się ją wyraziło. Każda wiadomość od Slotiny do gościa ma link do wypisania się jednym kliknięciem.

Na odpowiedź masz co do zasady miesiąc od otrzymania żądania, z możliwością przedłużenia o dwa miesiące w sprawach złożonych (art. 12 ust. 3 RODO). Zgodę na newsletter wysyłany e-mailem reguluje też art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, więc zgoda zebrana przy rezerwacji powinna być osobnym, wyraźnym polem.

Kto co widzi

Właściciel i manager

Pełna księga, eksport CSV, pobranie danych gościa i jego usunięcie. To są czynności, za które restauracja odpowiada jako administrator, więc zostają przy osobach, które za nią podpisują.

Stanowisko przy wejściu

Hostessa widzi kartę gościa z tym, czego potrzebuje do posadzenia: wizyty, alergie, notatki. Adresu e-mail i numeru telefonu ta karta jej nie pokazuje.

Każdy pod własnym loginem

Każdy pracownik loguje się na własne konto, zaproszony linkiem. Gdy ktoś odchodzi, jego login się usuwa, a dostęp do listy gości znika razem z nim.

Przykład: listopadowy wieczór z księgą

Restauracja na Jeżycach w Poznaniu przygotowuje grudzień. Właścicielka filtruje gości z tagiem „firma”, którzy byli co najmniej trzy razy, i dostaje dwadzieścia siedem nazwisk. Zamiast masowej wiadomości dzwoni do dziesięciu z nich z pytaniem o Wigilię zespołu. Potem przełącza filtr na gości ze zgodą marketingową i pobiera eksport do wysyłki — czterysta dziewięćdziesiąt adresów, ani jednego bez zgody. Tego samego wieczoru przychodzi e-mail od gościa z prośbą o kopię jego danych; manager otwiera jego kartę, pobiera plik i odsyła go w kwadrans.

Czego księga gości nie robi

Nie wysyła newsletterów ani mailingów. To lista z eksportem; wysyłka dzieje się w narzędziu, które wybierzesz.
Nie tworzy zgody marketingowej. Filtr i eksport do wysyłki opierają się na zgodzie, która jest zapisana przy gościu.
Nie zastępuje dokumentacji ochrony danych lokalu. Klauzulę informacyjną i rejestr czynności przetwarzania przygotowujesz tak jak dotąd.

Pytania o listę gości

Czy mogę wysłać newsletter do wszystkich gości z rezerwacji?

Tylko do tych, którzy wyrazili zgodę na informacje handlowe. Eksport do wysyłki w Slotinie zawiera wyłącznie gości z zaznaczoną zgodą marketingową.

Gość prosi o usunięcie danych. Ile mam czasu?

Co do zasady miesiąc od otrzymania żądania, z możliwością przedłużenia o dwa miesiące (art. 12 ust. 3 RODO). Usunięcie robi właściciel albo manager z karty gościa.

Czy kelner może pobrać listę gości?

Eksport i pobranie danych są dostępne dla właściciela i managerów. Login przy stanowisku widzi karty gości bez adresów e-mail i numerów telefonów.

Czy księga działa także w telefonie?

Tak, w przeglądarce i w trybie restauracji aplikacji Slotina: lista, filtry i karta gościa.