Funkció · Vendégkönyv
Az étterem vendégkönyve: egy lista, egy kártya és egy válasz a GDPR-kérésre
Hétfő reggel egy e-mail: egy vendég azt kérdezi, milyen adatot tárolsz róla, és kéri, hogy töröld. Ha a neve egy füzetben, egy Excel-táblában és három régi üzenetben van, ez fél nap. A Slotina vendégkönyvében egy keresés, egy kártya és két gomb.
A vendégkönyv a webes felületen és a Slotina appban is megnyílik. Az exportot, a kimentést és a törlést a tulajdonos és a vezetők érik el.
A lista: mindenki, aki valaha nálad foglalt
A vendégkönyv nem külön adatbázis, amelyet valakinek vezetnie kell. Aki online vagy telefonon foglalt, vagy akit a pultnál névvel rögzítettek, ide kerül, és ha valaki kétszer szerepelne, a rendszer egy kártyára vonja össze.
Szűrők, amelyeket egy tulajdonos kérdez
Címke (törzsvendég, céges, VIP), látogatások száma, az utolsó látogatás ideje, a meg nem jelenések és a marketinghozzájárulás. Így kérdezed: kik jártak nálunk ötnél többször, de fél éve nem?
Keresés név szerint
Beírod a nevet, és a találatból egy koppintás a vendég kártyája: látogatások, elmaradások, megjegyzések, allergiák.
Export CSV-ben
A szűrt lista egy fájlba menthető, amely bármelyik táblázatkezelőben megnyílik. A marketing-export csak azokat a vendégeket viszi, akik igent mondtak a hírlevélre.
A kártya: egy ember, minden adatával
A lista egy sora a vendég kártyáját nyitja. Ugyanazt a kártyát, amelyet a pult lát, amikor a vendég megérkezik — csak itt nem az este a kérdés, hanem az, mit tudsz róla.
- A látogatások története, a meg nem jelenések és a késői lemondások száma.
- Az allergiák, az étrendi igények és a megjegyzések, amelyeket a munkatársak írtak; az allergia figyelmeztetésként jelenik meg a foglalásán.
- A címkék, a kedvenc terület, a születésnap és az évforduló, ha valaki felírta.
- A tulajdonosnak és a vezetőknek a kártya alján két gomb: a vendég adatainak kimentése és a vendég törlése.
Ki mit lát
Az adatvédelem legolcsóbb része az, amit nem mutatsz meg annak, akinek nem kell. A pultnál álló kolléga a vendég nevét, történetét és allergiáját látja, mert ezekkel dolgozik.
Pult és felszolgálás
A kártyán a név, a látogatások, a megjegyzések és az allergiák. A vendég e-mail-címe és telefonszáma ezen a szinten nem jelenik meg a kártyán.
Tulajdonos és vezető
Ők látják az elérhetőségeket, ők exportálnak, és ők válaszolnak egy adatkérésre: a kimentés és a törlés csak az ő belépésükkel érhető el.
Amit a GDPR kér, és ahol ez a képernyőn van
Az adatvédelmi rendelet nem tiltja a vendégkönyvet. Azt kéri, hogy tudd, mit tárolsz, miért, és hogy a vendég kérésére válaszolni tudj. Néhány szabály, a rendelet magyar szövege szerint:
- A GDPR 15. cikke szerint a vendég megkérdezheti, milyen adatot kezelsz róla, és másolatot kérhet. A kártyáról kimentett fájl a vendég adatait egy helyen, egy fájlban adja.
- A 12. cikk (3) bekezdése szerint az ilyen kérésre főszabályként egy hónapon belül kell válaszolnod. Ha minden egy kártyán van, ez nem a határidőn múlik.
- A 7. cikk szerint a marketinghez adott hozzájárulást más ügyektől elkülönítve kell kérni, és bármikor visszavonható. Ezért szűrhető a vendégkönyv külön a hírlevélre igent mondókra.
- A Grt. 6. § (1) bekezdése szerint e-mailben reklámot főszabályként csak előzetes, kifejezett hozzájárulással küldhetsz. A marketing-export ezért viszi csak azokat, akik igent mondtak.
- Ha egy vendég a törlését kéri, a kártyáról egy lépésben törlöd; hogy van-e olyan adat, amelyet más jogszabály miatt meg kell tartanod, azt a könyvelőddel vagy az adatvédelmi tanácsadóddal nézd meg.
Egy adatkérés egy debreceni étteremben — példa
- 1
Hétfő, 9:10 — megjön a levél
Egy vendég azt írja, tavaly kétszer vacsorázott nálatok, és tudni szeretné, milyen adatot őriztek meg róla. Az üzletvezető bejelentkezik a saját belépésével.
- 2
9:12 — keresés a vendégkönyvben
Beírja a vendég vezetéknevét. Két találat jön, az egyiknél ugyanaz az e-mail-cím, mint a levélben. Megnyitja a kártyát: két látogatás, egy megjegyzés a gluténérzékenységről.
- 3
9:14 — kimentés
A kártya alján a kimentés gombbal egy fájlba menti a vendég adatait, és csatolja a válaszlevélhez. Mellé írja, mire használta őket: a foglalásokhoz és az allergia miatt a konyhának.
- 4
Szerda — a második levél
A vendég megköszöni, és kéri a törlést. A vezető a kártyáról törli, és ezt is megírja neki. A teljes ügy két rövid levél volt, nem egy délelőtt.
Mit nem csinál a vendégkönyv
- Hírlevelet nem küld: a marketing-export egy fájl, amelyet a saját levelezőprogramodba viszel, ha akarod.
- Nem dönti el helyetted, meddig őrizz meg egy vendéget; azt a saját adatkezelési tájékoztatód mondja meg.
- Nem jogi tanácsadás: a fenti szabályok a rendelet szövegét idézik, a konkrét esetedet egy szakértővel nézd meg.
Kérdések a vendégkönyvről
Letölthetem a vendégkönyvet CSV-ben, például csak a törzsvendégeket?
Igen, CSV-fájlba, a tulajdonosi vagy vezetői belépéssel. A szűrők az exportra is érvényesek, így például csak a törzsvendégek vagy csak a hírlevélre feliratkozottak listáját is kimentheted.
Mit csináljak, ha egy vendég kikéri az adatait?
Keresd meg a vendégkönyvben, nyisd meg a kártyáját, és a kimentés gombbal egy fájlban megkapod a vendég adatait. A rendelet szerint főszabályként egy hónapod van a válaszra.
Látja a pincér a vendégek telefonszámát?
A vendégkártyán nem: a pult szintjén a kártyán a név, az előzmények, a megjegyzések és az allergiák látszanak, az e-mail-címet és a telefonszámot a tulajdonos és a vezetők látják. A várólistára felvett társaság mobilszáma más: az a sorban álló társaság kártyáján van, hogy a pult egy koppintással felhívhassa, és csak a bejelentkezett munkatársak látják.
Ugyanaz a vendég kétszer szerepel. Mi lesz vele?
A rendszer a duplikált vendégeket automatikusan egy kártyára vonja össze, így a látogatások és az elmaradások egy helyen számolódnak.
Küldhetek levelet mindenkinek, aki valaha foglalt?
Reklámot e-mailben főszabályként csak annak, aki előzetesen és kifejezetten hozzájárult. Ezért külön szűrő és külön export viszi azokat, akik igent mondtak.
Hogy a következő adatkérés két levél legyen, ne egy délelőtt
Add meg az e-mail-címedet a korai hozzáférési listához: az indulás napján egy rövid levelet küldünk, és csak azt.
Szóljatok, ha indul