Poradnik · Magazyn
Inwentaryzacja w restauracji: spis, różnice i lista dla dostawcy
Spis z natury w restauracji ma złą sławę: niedziela po zamknięciu, zimna chłodnia, kartka z długopisem i liczba, która na koniec nikomu nic nie mówi. Da się to zrobić inaczej. Krótszy spis, robiony częściej i zawsze tak samo, pokazuje, gdzie znika towar, i sam podpowiada, co zamówić w poniedziałek.
Opublikowano · O spisie na koniec roku podatkowego rozmawiaj z księgową.
Co liczyć i jak często
Pełny spis wszystkiego co tydzień to strata czasu, którego kuchnia nie ma. Dzieli się więc towar na dwie grupy. Pierwsza to pozycje drogie i szybko rotujące: mięso, ryby, nabiał, oleje, alkohol, kawa. Zwykle to kilkanaście, najwyżej trzydzieści pozycji, które razem dają większość wartości magazynu. Te liczysz co tydzień.
Druga grupa to cała reszta: przyprawy, mąka, suche towary, środki czystości, opakowania. Te wystarczy policzyć raz w miesiącu. Ważne, żeby obie grupy liczyć zawsze w tym samym dniu tygodnia i o tej samej porze, najlepiej przed poranną dostawą — inaczej porównujesz dwie różne kuchnie.
Jak zorganizować sam spis
- 1
Lista w kolejności półek
Arkusz spisu ułóż tak, jak stoi towar: chłodnia od lewej, potem mroźnia, potem magazyn suchy, na końcu bar. Kto liczy, idzie wzdłuż półek, a nie skacze po liście alfabetycznej.
- 2
Jedna jednostka na pozycję
Masło w kilogramach albo w kostkach — ale zawsze tak samo. Mieszanie jednostek to najczęstsza przyczyna różnic, które nie istnieją.
- 3
Dwie osoby, jedna liczy, druga zapisuje
Szybciej i z mniejszą liczbą pomyłek. Co miesiąc zamieniajcie się rolami albo parami, żeby spis nie był zawsze w tych samych rękach.
- 4
Otwarte opakowania osobno
Napoczęty worek mąki, butelka wódki do połowy, otwarte wino. Zapisz je jako ułamek albo zważ i przelicz według wagi pełnego i pustego opakowania.
- 5
Spis od razu do systemu
Kartka przepisywana w poniedziałek rano to kolejne pół godziny i kolejne pomyłki. Wpisuj liczby na tablecie albo telefonie przy półce.
Różnica między spisami: gdzie znika towar
Sam spis mówi, ile masz. Wartość pojawia się dopiero przy porównaniu z poprzednim: spis początkowy plus dostawy, minus spis końcowy, daje rzeczywiste zużycie. Zestaw je z tym, co powinno zejść według sprzedanych dań i ich receptur, a różnica pokaże, gdzie jest problem.
Najwięcej mówi różnica liczona po kategoriach, a nie jedna liczba dla całego lokalu. Różnica w alkoholu ma inne przyczyny niż różnica w warzywach. Typowe źródła to: porcje nakładane hojniej niż w recepturze, straty, o których zapomniano, dostawa wpisana z błędną ilością, posiłki pracownicze i — rzadziej, niż się wydaje — towar, który wychodzi z lokalu.
Zanim kogokolwiek podejrzewasz, sprawdź trzy rzeczy: czy wszystkie dostawy z tygodnia są wpisane, czy straty były zapisywane na bieżąco i czy jednostki w spisie zgadzają się z jednostkami w recepturach.
Przykład: wódka za barem
Ze spisu do listy dla dostawcy
Spis ma też drugą funkcję: mówi, czego brakuje. Dla każdej pozycji ustal poziom, do którego uzupełniasz zapas przed dostawą — na przykład dwanaście butelek wódki albo dziesięć kilogramów masła na tydzień. Zamówienie to różnica między tym poziomem a tym, co policzyłeś.
Poziomy trzeba poprawiać z sezonem. Ogródek w lipcu pije inaczej niż sala w listopadzie, a grudzień z kolacjami firmowymi zjada więcej mięsa niż luty. Raz na kwartał porównaj poziomy z faktycznym zużyciem z ostatnich tygodni.
Przyjęcie dostawy: tu zaczyna się dobry spis
- Licz przy kierowcy: ilość, data przydatności, temperatura towaru chłodzonego.
- Wpisz dostawę w dniu, w którym przyszła, z ceną z faktury. Cena z cennika sprzed miesiąca przekłamuje koszt porcji.
- Braki i zwroty zapisz od razu na dokumencie dostawy i u siebie. Po tygodniu nikt nie pamięta, czy brakowało dwóch kartonów, czy trzech.
- Towar wchodzi na półkę za starszym. Zasada „pierwsze weszło, pierwsze wyszło” zmniejsza straty bardziej niż jakakolwiek tabela.
Straty: zapisuj, zanim wyrzucisz
Połowa różnic między spisami to straty, które się wydarzyły, ale nikt ich nie zapisał. Przypalona porcja, przeterminowany jogurt, butelka wina, która spadła z tacy, sos, który się zważył. Każda z tych rzeczy jest normalna w kuchni, a staje się problemem dopiero wtedy, gdy na koniec tygodnia wygląda jak kradzież.
Zasada jest prosta: zanim coś trafi do kosza, trafia na listę strat. Produkt, ilość, jedno słowo przyczyny — „przypalone”, „termin”, „zwrot od gościa”. Lista wisi w kuchni albo jest w telefonie, ale musi być w zasięgu ręki, bo nikt nie pójdzie do biura zapisać jednego jajka.
Po miesiącu lista strat sama pokazuje wzory. Jeśli co tydzień wyrzucasz tę samą sałatę, zamawiasz jej za dużo albo za rzadko robisz z niej danie dnia. Jeśli wino ginie zawsze w sobotę, problem leży w organizacji baru w szczycie, a nie w uczciwości zespołu.
Posiłki pracownicze i degustacje
Zespół je w pracy i to jest w porządku, ale posiłek pracowniczy powinien być widoczny w liczbach. Najprościej wpisywać go jak stratę z przyczyną „posiłek zespołu” albo mieć dla niego osobną pozycję. To samo dotyczy degustacji nowych dań, próbnych koktajli i porcji dla dostawcy, który przyjechał pokazać nowy produkt.
Bez tego każdy spis wychodzi z różnicą, którą wszyscy znają, ale nikt jej nie liczy, a prawdziwy problem — źle nakładana porcja czy błędnie wpisana dostawa — chowa się za nią.
Magazyn i spis w Slotinie
W Slotinie każda pozycja magazynu ma swoją jednostkę: gramy, mililitry albo sztuki. Spisy, dostawy i straty wpisujesz na tablecie albo telefonie, a różnicę między dwoma spisami widać na jednym ekranie. Każde danie, porcja i dodatek ma swoją recepturę, więc stan magazynu idzie za tym, co kelner wysłał do kuchni. Koszt porcji widać przy daniu.
Ekran pokazuje, czego jest mało, czego zabrakło i których dań nie da się już zrobić, a pozycję oznacza się jako wyprzedaną jednym dotknięciem. Dla każdego dostawcy system podpowiada zamówienie do ustawionego poziomu; zamówienie przechodzi od szkicu do przyjęcia dostawy, a przy przyjęciu cena surowca ustawia się według ceny z faktury, którą wpisujesz. Gotowe zamówienie kopiujesz jako tekst i wysyłasz dostawcy sam — mailem albo komunikatorem.
Inwentaryzacja: krótkie odpowiedzi
Jak często robić inwentaryzację w restauracji?
Drogie i szybko rotujące pozycje — mięso, ryby, nabiał, alkohol, kawa — co tydzień, resztę raz w miesiącu. Zawsze w tym samym dniu i o tej samej porze, najlepiej przed dostawą.
Jak liczyć otwarte butelki?
Jako ułamek albo przez zważenie: waga butelki minus waga pustej, podzielona przez wagę zawartości pełnej. Ważne, żeby za każdym razem tą samą metodą.
Jak zapisywać straty w kuchni?
Zanim produkt trafi do kosza: nazwa, ilość i jedno słowo przyczyny, na przykład „przypalone” albo „termin”. Lista musi być w zasięgu ręki — w kuchni albo w telefonie.
Co oznacza duża różnica między spisami?
Najczęściej niezapisane straty, porcje większe niż w recepturze albo źle wpisaną dostawę. Sprawdź te trzy rzeczy, zanim szukasz innych przyczyn.
Magazyn i receptury w Slotinie · Menu, porcje i dodatki · Plan sali narysowany w centymetrach · Cennik