Ratgeber · Inventur
Inventur in der Gastronomie: wie ein Restaurant zählt, bewertet und Schwund findet
Sonntagnacht, nach dem letzten Gast: zwei Leute mit Klemmbrett im Kühlhaus, die Finger kalt, die Liste von vor drei Monaten. Inventur ist die unbeliebteste Stunde des Monats, und trotzdem die einzige, in der ein Restaurant erfährt, was wirklich da ist. Mit einer guten Liste und festen Regeln geht sie schneller und sagt mehr.
Veröffentlicht am · Ein praktischer Ratgeber, keine Steuerberatung.
Zwei Gründe für dieselbe Zählung
Der erste Grund ist die Pflicht. Wer in Deutschland als Kaufmann Bücher führt, stellt nach § 240 des Handelsgesetzbuchs zum Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar auf, in dem die Vermögensgegenstände genau verzeichnet und mit ihrem Wert angegeben sind; dazu gehören auch die Vorräte in Küche, Keller und Bar. Kleine Einzelkaufleute, die bestimmte Grenzen bei Umsatz und Jahresüberschuss in zwei aufeinanderfolgenden Jahren unterschreiten, sind nach § 241a HGB davon befreit. Ob das auf Ihren Betrieb zutrifft und welche Wertansätze für die Jahresbilanz gelten, klärt die Steuerberatung.
Der zweite Grund ist die Steuerung, und er gilt für jeden Betrieb. Ohne Inventur gibt es keinen echten Wareneinsatz: Anfangsbestand plus Wareneingänge minus Endbestand ergibt, was verbraucht wurde. Wie man daraus die Quote und den Wareneinsatz pro Portion rechnet, steht im Ratgeber zum Wareneinsatz. Für diese Rechnung reicht keine Zählung im Jahr; sie braucht eine im Monat.
Die Vorbereitung entscheidet
- 1
Ein fester Termin
Immer am selben Tag, zur selben Uhrzeit, nach dem Service und vor der nächsten Lieferung. Zwei Zählungen, zwischen denen einmal eine Lieferung lag und einmal keine, sind nicht vergleichbar.
- 2
Die Liste nach Lagerort
Nicht alphabetisch, sondern in der Reihenfolge, in der man durch den Betrieb geht: Kühlhaus, Tiefkühler, Trockenlager, Keller, Bar, Getränkekühlung. Wer zählt, soll nie zurückblättern müssen.
- 3
Feste Einheiten
Jeder Artikel hat eine Zähleinheit: Kilo, Liter, Stück, Flasche. Was in Kisten kommt, wird trotzdem in der Einheit gezählt, in der es verbraucht wird.
- 4
Zu zweit
Eine Person zählt laut, die andere schreibt. Das ist schneller und genauer, als wenn jeder allein zählt und schreibt.
- 5
Aufräumen vorher
Gleiche Artikel an einen Ort, Angebrochenes nach vorn, Abgelaufenes aussortiert und als Schwund gebucht, bevor gezählt wird.
Zählregeln für die schwierigen Fälle
- Angebrochene Gebinde: Mehl, Zucker, Öl werden gewogen, nicht geschätzt. Eine Küchenwaage im Lager spart die Diskussion.
- Flaschen an der Bar: in Zehnteln schätzen oder wiegen. Wer wiegt, kennt das Leergewicht jeder Flasche und rechnet zurück.
- Selbstgemachtes: Fonds, Saucen, Dressings und vorbereitete Komponenten gehören dazu. Gezählt wird in Litern oder Portionen und angesetzt mit den Kosten ihrer Rezeptur.
- Offene Weinflaschen und Fassbier: Fässer wiegen, offene Flaschen wie an der Bar behandeln.
- Leergut und Pfand: getrennt erfassen; es ist kein Verbrauch, aber Geld, das im Keller steht.
- Ware, die schon bezahlt, aber noch beim Lieferanten ist, oder die da ist, deren Rechnung aber fehlt: einmal festlegen, wie Sie damit umgehen, und dabei bleiben.
Bewerten: welcher Preis gilt?
Gezählte Mengen werden erst mit einem Preis zur Zahl, mit der man rechnen kann. Für die Steuerung im Monat ist der Einstandspreis netto die richtige Basis, also das, was die Ware Sie zuletzt gekostet hat, ohne Umsatzsteuer. Wichtiger als die Wahl zwischen letztem Preis und Durchschnitt ist, dass Sie jeden Monat dieselbe Methode verwenden; sonst ändert sich der Wareneinsatz, ohne dass sich in der Küche etwas geändert hat.
Für das Inventar zum Jahresabschluss gelten die Wertansätze des Handels- und Steuerrechts. Die Liste aus der Monatsinventur ist dafür die Grundlage, die Werte setzt Ihre Steuerberatung.
Schwund finden: die Soll-Ist-Differenz
Eine Inventur sagt, was da ist. Wertvoll wird sie, wenn man danebenlegt, was da sein sollte: Bestand der letzten Zählung, plus Wareneingänge, minus das, was laut Rezeptur für die verkauften Gerichte verbraucht wurde, minus der gebuchte Schwund. Die Differenz zwischen diesem Soll und dem gezählten Ist ist der ungeklärte Verlust.
Hinter einer Differenz steckt oft etwas Alltägliches: großzügige Portionen, Personalessen, das niemand bucht, weggeworfene Ware, die nie als Schwund erfasst wurde, eine Rezeptur, die längst anders gekocht wird, oder eine Lieferung, die halb angekommen und voll bezahlt ist. Gehen Sie die größten Differenzen in Euro zuerst durch, nicht die größten in Prozent.
Wie oft zählen: alles im Monat, das Teure jede Woche
Eine vollständige Inventur einmal im Monat reicht für die Monatsquote. Artikel, die viel Geld binden oder leicht verschwinden – Fleisch, Fisch, Wein, Spirituosen –, zählen viele Küchen zusätzlich jede Woche. Das kostet eine Viertelstunde und zeigt eine Differenz, solange man sich noch an die Woche erinnert.
Eine Tabelle reicht für den Anfang. Sie braucht sechs Spalten: Lagerort, Artikel, Einheit, gezählte Menge, Einstandspreis, Wert. Die Grenze der Tabelle ist das Soll: Wer verkaufte Gerichte und Rezepturen in getrennten Listen führt, rechnet es von Hand, und genau dieser Schritt fällt im vollen Monat als Erstes weg.
Nach der Zählung: die ersten 48 Stunden
Eine Inventur, deren Ergebnis erst drei Wochen später jemand ansieht, ist eine verlorene Nacht. Planen Sie die Auswertung so fest ein wie die Zählung selbst.
- Am Tag danach: die gezählten Mengen erfassen und mit dem Einstandspreis multiplizieren, solange sich die Zähler noch an Unklarheiten erinnern.
- Die zehn größten Differenzen in Euro herausschreiben und jede einer Person zuordnen, die nachsieht.
- Auffällige Artikel in der kommenden Woche noch einmal zählen. Eine Differenz, die sich wiederholt, ist ein Muster; eine, die verschwindet, war ein Zählfehler.
- Was sich ändern muss, sofort ändern: die Rezeptur anpassen, einen Messbecher an die Bar legen, das Personalessen buchen.
- Die Liste für die nächste Inventur verbessern: neue Artikel aufnehmen, ausgelaufene streichen, die Reihenfolge an den Weg durch das Lager anpassen.
Inventur in Slotina
In Slotina sind Lagerartikel in Gramm, Millilitern oder Stück angelegt. Gezählt wird pro Artikel, Wareneingänge und Schwund werden gebucht, wenn sie passieren. Weil jedes Gericht, jede Größe und jede Option ihre Rezeptur hat, folgt der Bestand dem, was über Slotina an die Küche gegangen ist; was knapp wird oder ausgeht, zeigt die Übersicht.
Nach jeder Zählung steht die Differenz zur vorherigen Zählung da, Artikel für Artikel. Den Einstandspreis setzt der letzte Wareneingang, und zwar auf den Preis, der dort eingetragen wird, also den Rechnungspreis. Aus Lieferanten und Sollbeständen rechnet Slotina einen Bestellvorschlag; die fertige Bestellung kopieren Sie als Text und schicken sie auf dem Weg, den Ihr Lieferant gewohnt ist.
Inventur in der Gastronomie: kurze Antworten
Wie oft sollte ein Restaurant Inventur machen?
Für die Steuerung einmal im Monat vollständig, teure Artikel wie Fleisch, Wein und Spirituosen zusätzlich wöchentlich. Für den Jahresabschluss verlangt § 240 HGB von Kaufleuten ein Inventar zum Schluss des Geschäftsjahrs.
Wie zähle ich angebrochene Flaschen an der Bar?
In Zehnteln schätzen oder, genauer, wiegen und mit dem Leergewicht der Flasche zurückrechnen. Wichtig ist, dass jedes Mal dieselbe Methode verwendet wird.
Mit welchem Preis setze ich die Ware an?
Für die Monatssteuerung mit dem Einstandspreis ohne Umsatzsteuer, jeden Monat nach derselben Methode. Die Wertansätze für die Jahresbilanz legt Ihre Steuerberatung fest.
Was ist eine normale Inventurdifferenz?
Eine allgemein gültige Zahl gibt es nicht. Aussagekräftig ist Ihre eigene Differenz im Vergleich von Monat zu Monat und die Frage, bei welchen Artikeln sie in Euro am größten ist.
Quellen (geprüft am 4. November 2026)
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